ZZP

Er zijn nu ruim 1,25 miljoen zzp’ers, waarvan 39 procent vrouw is. Een groot deel van de zelfstandigen zijn vaak mensen die hun baan zijn verloren, maar er zijn er ook die gedwongen tegen lagere tarieven en onder slechtere voorwaarden hun oude werk doen, zoals bij PostNL. Daarnaast kiezen veel mensen voor de vrijheid en het zelf bepalen van de werktijden. Het aantal zzp’ers groeit nog steeds. Circa 1 op de 10 werkenden is nu zzp’er. De meeste zzp’ers zijn werkzaam in de zakelijke diensten (440.000), gevolgd door de bouw (218.000) en de gezondheidszorg (203.000). Jongeren werken vooral in de detailhandel, horeca en logistiek, waaronder de koeriersdiensten, pakketbezorgers en taxichauffeurs. De groei bij oudere zzp’ers zit vooral in de financiële dienstverlening. De Overheid probeert al jaren zzp’ers te ontmoedigen met allerlei belastingingrepen en het aanpakken van schijnzelfstandigheid terugdringen. Vakbond FNV wil al jaren afspraken maken over zzp-tarieven, maar dat mocht niet van Autoriteit Consument en Markt, vanwege de mogelijke kartelvorming. De belangrijkste adviseur van het Europese Hof van Justitie vindt echter dat vakbonden toch afspraken moeten kunnen maken over een minimumtarief. De regering wil de komende jaren hervormingen doorvoeren op het terrein van het belastingstelsel, scholing, arbeidsongeschiktheidsverzekering en het pensioenstelsel. Schijnzelfstandigheid wordt strenger beoordeeld en meer ingeperkt. Rechters kijken steeds strenger of iemand niet een verkapt werknemer is. Een nieuwe wet (VBAR) stelt dat er een behoorlijk rechtsvermoeden is dat je werknemer bent als je onder een uurloon van € 32,24 zit. Deze wet is nog even uitgesteld en zal op punten waarschijnlijk worden aangepast, maar er is wel grote kans dat dit deel van de nieuwe zzp-wetgeving eraan zal komen. 

Een flexibele personeelsvoorziening is voor alle sectoren, naast het gebruik van uitzendbureaus de voornaamste reden om met zzp’ers te werken. Uitzondering vormen de agrarische sector, de overheid en het openbaar bestuur. In het agrarisch bedrijf worden zzp’ers voornamelijk gebruikt om pieken in het productieproces op te vangen en de overheid huurt veelal in vanwege de beschikbare kennis en ervaring. Het maken van een goede start en het hebben van succes als ondernemer of als Zelfstandige zonder personeel gaat niet vanzelf. 

Voor de belastingdienst ben je zzp’er zolang je voldoet aan het urencriterium van minimaal 1225 uur. Wanneer je niet aan het urencriterium voldoet dan ben je voor hen geen ondernemer of zzp’er. In dat geval noemt de Belastingdienst de inkomsten: “het resultaat uit overige werkzaamheden”. Je komt dan niet in aanmerking voor aftrekposten voor ondernemers en ondernemersfaciliteiten zoals de zelfstandigenaftrek, drie jaar een startersaftrek en een winstvrijstelling over de winst die je overhoud na de ondernemersaftrek te hebben toegepast.

Als zzp’er krijg je meer vrijheid en bepaal je vaak zelf wanneer en hoelang je werkt, mits de opdrachten voor het grijpen liggen. Helaas is dit gezien het grote aantal concurrenten niet vaak het geval. Je tijd zelf in kunnen delen en combineren met de verzorging voor kinderen is voor veel zzp’ers een goede reden om afscheid te nemen van alle zekerheden van een vaste betrekking. Niets is fijner dan zelf je dag in te kunnen delen en zelf te kunnen bepalen op welke manier je de opdracht uitvoert. Natuurlijk stellen je klanten ook de nodige eisen en zal je daaraan moeten voldoen, maar dan nog geeft het meer voldoening omdat je het niet alleen voor de klant maar ook voor jezelf doet. Fiscaal is het nu nog aantrekkelijk om zzp’er te zijn door de zelfstandigenaftrek en startersaftrek (de eerste drie jaar) maar die voordelen staan wel politiek ter discussie en worden langzaam maar zeker afgebouwd.

Als zzp’er krijg je vaak te maken met ad hoc klussen die zo goedkoop mogelijk en snel moeten worden uitgevoerd. Ziek zijn of arbeidsongeschikt worden, betekent dat je in die periode geen inkomen hebt, tenzij je een “vaak dure” arbeidsongeschiktheidsverzekering hebt, maar ook die verzekeringen kennen hoge eigen-risico bedragen- en periodes. Vrij nemen voor vakantie kost een zzp’er omzet en je vakantiegeld moet degene nu zelf verdienen door er geld voor opzij te leggen. Als je geen specifiek vak kunstje kent dan is er volop concurrentie en dat drukt het tarief. Wanneer je een vak goed beheerst en je een goed netwerk hebt en daarbij een goede service biedt, dan maak je de beste kans om als zzp’ er te slagen. Durf, doorzettingsvermogen, vakkennis en ondernemersgeest zijn belangrijke eigenschappen voor een zzp’er. Zorg dat je je onderscheid van anderen.  Alles komt op jou neer, het binnenhalen van klanten, prijzen vaststellen, organisatie, marketing, administratie en alle andere onderdelen die bij het runnen van een eigen bedrijf komen kijken. 

Netwerken hebben of opbouwen zijn essentieel. Niet alleen om je onderneming te laten groeien, maar ook om bij te blijven binnen je vakgebied Met netwerken kun je  informatie delen en nieuwe mogelijkheden ontdekken. Evenementen en beurzen zijn hiervoor uitermate geschikt en bieden je de kans om gelijkgestemde ondernemers of zelfs klanten binnen je vakgebied te ontmoeten. Bij de meeste evenementen en beurzen is er gelegenheid tot interactief netwerken. Voor een leuk netwerkevent is de Dag van de ZZP’er ook interessant. Deze wordt gehouden op 13 april 2024. Lees hier meer over dit onderwerp en het netwerk(event).

Bereid je goed voor en bezoek alleen beurzen waar je wijzer van wordt. Bedenk welke mensen je zou willen ontmoeten of spreken en ben je eenmaal met iemand in gesprek, luister dan ook naar de ander en probeer niet alleen zelf aan het woord te zijn. Ben je wel aan het woord, heb dan een ‘elevator pitch’. Bedenk hoe jij jezelf snel voor kunt stellen aan je gesprekspartners, zodat ze weten wie je, wat je zoekt, maar ook wat jij voor je gesprekspartners kunt betekenen. Want netwerken doe je niet alleen om te halen, maar ook om te geven. Als jij bijvoorbeeld iemand uit jouw netwerk kan koppelen aan een gesprekspartner, dan krijg jij een gunfactor.

Sociale media platforms zoals LinkedIn zijn krachtige tools voor professioneel netwerken. Optimaliseer je profiel met een duidelijke beschrijving van je vaardigheden en ervaring. Door je profiel goed op te stellen, ben je ook gemakkelijk te vinden voor potentiële opdrachtgevers. Om je zichtbaarheid op social media te vergoten kan je deelnemen aan relevante groepen en discussies en kun je verbindingen leggen met professionals in jouw branche. In elke stad of elk dorp zijn ondernemers actief. Bijna altijd zijn die verbonden door een ondernemersvereniging. Word lid van dergelijke verenigingen. Het is niet noodzakelijk dat je bij een netwerk gaat met allemaal gelijkgestemden. Sterker nog, juist ondernemers die een ander vakgebied hebben dan jij kunnen interessant zijn. Want zij hebben weer een ander netwerk waar juist voor jou weer potentie in kan zitten. Neem deel aan gemeenschapsevenementen, vrijwilligerswerk en sponsoring om je betrokkenheid te tonen en je netwerk in de lokale gemeenschap uit te breiden. Als je eenmaal contact hebt gemaakt, dan is het cruciaal dat je ook contact blijft houden. Zo houd je de relatie niet alleen in stand, maar kan je de relatie ook verstevigen. Begin bijvoorbeeld met het sturen van een bedankbriefje of e-mail na een ontmoeting om je waardering te tonen en het gesprek voort te zetten. Houd contact waarbij je regelmatig updates deelt, of interessante artikelen. Dit gaat natuurlijk gemakkelijk via social media maar dat is niet de meest persoonlijke manier. Schroom dan ook niet om je contact te mailen of te bellen. Een keer ‘koffie doen’, kan ook wonderen verrichten om je relatie te versterken. Door deze verschillende strategieën te combineren en consistent te zijn in je inspanningen, kun je een sterk en divers netwerk opbouwen dat waarde toevoegt aan zowel je professionele als persoonlijke leven.

Houd als zzp’er altijd rekening met onverwachte gebeurtenissen

  • Geef je onderneming een solide basis
  • Hou rekening met zowel je eigen belangen als die van je partner, je toekomstige klanten en je eventuele personeel
  • Zorg voor de juiste mensen in je netwerk
  • Doe het beter of anders dan je concurrent
  • Zorg niet alleen voor een online maar ook een fysieke bereikbaarheid
  • Breng je product op een unieke manier aan de man
  • Geef niet op en leun nooit tevreden achterover
  • Maak winst met of zonder personeel  Bedenk een goede verkoopstrategie
  • Besteed veel aandacht aan verpakking en/of presentatie
  • Voer een gedegen administratie
  • Luister eerst naar je klant en dan naar jezelf
  • Neem geen opdrachten aan die je niet kunt overzien
  • Zorg voor voldoende financiële armslag
  • Verwacht het onverwachte en zorg dat je opdracht ook wordt uitgevoerd als je dat zelf door omstandigheden niet kunt
  • Wees concurrerend ook als er (nog) geen concurrentie is
  • Bouw een netwerk van concullega ’s voor backup
  • Registreer alle werkzaamheden in een logboek
  • Zorg voor alle benodigde vergunningen en/of vestigingseisen

Je bent voor de wet officieel zelfstandig ondernemer als je meerdere opdrachtgevers hebt en zelf bepaalt hoe en wanneer je het werk uitvoert en vorm geeft, zelf zorgt voor continuïteit om te zorgen dat je onderneming blijft bestaan, investeert in je bedrijf, voor eigen rekening en risico werkt, zelf aansprakelijk bent bij schade en streeft naar winst.

Wanneer je niet aan deze criteria voldoet dan ben je feitelijk werknemer en in loondienst. Wanneer je dus voor je oude werkgever als freelancer aan de slag wil dan kan dat niet zo maar en wordt al dit gezien als verkapte loondienst waarover loonbelasting moet worden betaald. In september 2014 bepaalde het gerecht dat zzp’ers i de zorg behandeld moeten worden als ondernemer. De belastingdienst merkte deze zzp’ers aan als schijnzelfstandigen, waardoor honderden zzp’ers in de zorg niet meer aan de slag konden en ze voornamelijk alleen nog via bemiddelingsbureaus werkten. Cruciaal is wel dat de zorgverlener zich voldoende ondernemend moet opstellen en meerdere zorgaanbieders moet bedienen.

Per 1 mei 2016 kwam de VAR-verklaring te vervallen en er kwam geen verplicht systeem van modelovereenkomsten voor in de plaats. Je kunt modelovereenkomsten wel gebruiken, maar het gebruik daarvan is niet verplicht. Je kunt bijvoorbeeld ook kiezen om met een eigen overeenkomst of zelfs zonder overeenkomst te gaan werken. De opdrachtgever loopt vanaf 1 mei 2016 meer fiscaal risico. Hij zal bij elke ZZP’er na moeten gaan of deze fiscaal aangemerkt kan worden als werknemer. In dat geval moet hij loonheffingen inhouden op de aan de ZZP’er uitbetaalde bedragen. Doet hij dat niet, dan kan dat in de toekomst onder meer leiden tot (in geval van de loonbelasting en premie voor volksverzekeringen op de ZZP’er verhaalbare) naheffingsaanslagen en wellicht boetes. Daarnaast kan de ZZP’er mogelijk ook aanspraak maken op de Ziektewet, WIA et cetera. Hoewel dit risico in principe niet verder teruggaat dan tot 1 mei 2016, doet de opdrachtgever er verstandig aan om alle afspraken met de door hem ingehuurde ZZP’ers tijdig tegen het licht te houden.

Als ZZP’er moet je nu, zelf beoordelen of je fiscaal aangemerkt kunt worden als ondernemer of niet. Voordelig is dat je niet meer de enige bent die aangesproken kan worden voor een eventuele belastingclaim. Mocht je fiscaal aangemerkt worden als werknemer, dan kun je in de toekomst mogelijk aanspraak maken op WW en andere uitkeringen zoals die op grond van de Ziektewet en de WIA. Je ondernemersvoordelen (zelfstandigenaftrek et cetera) lopen dan wel gevaar. Het vervallen van de VAR kan bovendien als gevolg hebben dat een opdrachtgever je niet meer, of tegen andere voorwaarden in wil huren.

Om fiscale risico’s te beperken, is het aan te raden om bij elke opdracht te beoordelen of er sprake zou kunnen zijn van een fiscaal dienstverband. Wanneer direct duidelijk is dat iemand zelfstandig ondernemer is, hoeft u uiteraard niets te doen. In andere gevallen kan er echter een diepgaander onderzoek nodig zijn. Naast onderzoek, is een goede vastlegging van de gemaakte af spraken aan te raden.

Stap 1: Onderzoek

Om te beoordelen of het risico bestaat dat de ingehuurde ZZP’er aangemerkt kan worden als werknemer, moet u in ieder geval aandacht besteden aan de drie volgende elementen:

  1. Arbeid. Moet de ZZP’er zelf het werk verrichten, of mag hij zich bijvoorbeeld laten vervangen door iemand anders? Wie lost eventuele klachten over de arbeid op: de ZZP’er of de opdrachtgever?
  2. Beloning. Krijgt de ZZP’er alleen een vergoeding voor zijn arbeid, of ook bij ziekte en/of vakantie? Wie loopt het debiteurenrisico? Is dat de ZZP’er?
  3. Gezag. Wie bepaalt hoe het werk uit wordt gevoerd? Mag de ZZP’er zijn eigen gang gaan? Of staat hij onder toezicht van de opdrachtgever?

Stap 2: Afspraken vastleggen

Als je wilt, kun je de gemaakte afspraken vastleggen in een overeenkomst, dit is echter niet verplicht. Je kunt hiervoor je eigen overeenkomst gebruiken, een nieuwe overeenkomst op laten stellen of een van de modelovereenkomsten van de Belastingdienst gebruiken. De website van de Belastingdienst biedt zowel algemene, als meer specifieke modelovereenkomsten. De keuze is aan u. De Belastingdienst vindt het zelfs prima wanneer u, bijvoorbeeld in een e-mail, slechts kort verwijst naar het nummer van de modelovereenkomst die u wilt gebruiken. Wil je liever uw eigen overeenkomst gebruiken, maar toch een garantie van de Belastingdienst, dan kun je de overeenkomst ter beoordeling naar de Belastingdienst zenden.

Kies je voor het gebruik van een modelovereenkomst van de Belastingdienst? Denk er dan aan dat het gebruik van deze overeenkomst alleen onder voorwaarden garanties biedt. Allereerst krijg je alleen een garantie wanneer je in de praktijk net zo handelt als op papier staat. Daarnaast is de garantie ‘maar’ vijf jaar geldig en geldt het voorbehoud dat de wettelijke bepalingen en rechtspraak geen roet in het eten gooien, net als de uitkomst van een evaluatie van de Wet DBA die over drie jaar plaats zal vinden. Tot slot is van belang om te beseffen dat de Belastingdienst alleen garandeert dat de ZZP’er fiscaal geen werknemer is. Men geeft niet de garantie dat de ZZP’er fiscaal als ondernemer kan worden aangemerkt.

De werkdruk van zzp’ers die pakketten bezorgen is erg groot. Deze zzp’ers werken vaak tot 60 uur per week om alle pakketjes te kunnen bezorgen, met nauwelijks tijd voor pauzes. Ook werken veel zzp’ers in slechtere omstandigheden dan pakketbezorgers in vaste dienst, en tegen een lager loon. De auto van een zzp pakketbezorger moet de kleur hebben van het bedrijf van de klant en moet zelfs soms worden voorzien van een logo van de klant. Ook wordt de route bepaald en gepland door de opdrachtgever. De fysieke belasting zorgt vaak ook nog eens voor lichamelijke klachten aan schouder of nek en rugpijn. Deze zzp’ers hebben weinig vrijheid om de eigen werkwijze te bepalen en dit zijn duidelijke voorbeelden van schijnconstructies.

Als zzp’er moet je zelf zorgen voor je salaris , je bedrijfsmiddelen, je verzekeringen, marketing, arbeidsongeschiktheid, belastingen, etc. Om als zzp’er te starten hoef je vaak geen diploma te hebben, niet te voldoen aan eisen van Algemene ondernemersvaardigheden (AOV) en kredietwaardigheid en je hebt ook niet altijd een vestigingsvergunning nodig.

Er zijn echter gereglementeerde beroepen waarvoor wel vakbekwaamheidseisen gelden en  moet je wel aan eisen voldoen. Deze beschermde beroepen mag je alleen uitoefenen na het behalen van een diploma. Dit staat in de Algemene wet erkenning EG-beroepskwalificaties. Bij de Nederlandse organisatie voor internationale samenwerking in het hoger onderwijs Nuffic vind je een overzicht van deze beroepen, met een verwijzing naar de verantwoordelijke organisatie. Er bestaan Europese afspraken over wederzijdse erkenning van diploma’s die gereglementeerde beroepen toestaan. Bij het Nationaal Contactpunt (NCP) van de Nuffic kun je informatie krijgen over de geldigheid van je diploma. Via Internationale Diplomawaardering (IDW) kun je vervolgens nagaan wat het buitenlandse diploma waard is.

In het digitale diplomaregister kun je jouw eigen diplomagegevens bekijken en hiervan een digitaal uittreksel verkrijgen. Daarnaast zijn er nog beroepen waarvoor bepaalde vakbekwaamheidseisen gelden.

Volgens het Besluit bijstandverlening zelfstandigen  (Bbz)  ben je gedurende de eerste anderhalf jaar na de start van je bedrijf, een starter. Voorwaarde is dat je het eigen bedrijf start vanuit een (dreigende) werkloosheidssituatie en een ondernemingsplan hebt. Als starter kun je dan een rentedragende Bbz lening aanvragen. Daarnaast kun je een aanvullende uitkering tot bijstandsniveau aanvragen.

Deze uitkering ontvang je indien noodzakelijk maximaal drie jaar, mits het bedrijf levensvatbaar is. Hoewel er negen rechtsvormen zijn, gaan de meeste startende ondernemers bij het inschrijven van hun bedrijf voor de eenmanszaak. Een eenmanszaak is een bedrijf waarvan één persoon de eigenaar is. Als eigenaar ben je in alle opzichten verantwoordelijk voor de onderneming.

Of een zelfstandig ondernemer Bbz krijgt en hoeveel hangt van de situatie:

Pre starters

Mensen die zich vanuit de bijstand oriënteren op het ondernemerschap kunnen een voorbereidingsperiode afspreken met de gemeente. Dan blijven zij hun uitkering ontvangen en hebben zij geen sollicitatieplicht. Afhankelijk van de regels van de gemeente krijgen zij scholing of begeleiding bij het opzetten van hun onderneming. 

Startende ondernemers

Mensen die vanuit de bijstand starten met een eigen bedrijf of zelfstandig beroep moeten eerst een ondernemersplan schrijven. De gemeente beoordeelt dit ondernemersplan. Gaat het om een levensvatbaar bedrijf en voldoet de starter aan alle voorwaarden? Dan beslist de gemeente over de hoogte en duur van de uitkering (maximaal 36 maanden) en/of een bedrijfskrediet. 

Gevestigde ondernemers

Heeft een gevestigde ondernemer tijdelijk financiële problemen? Dan kan deze ondernemer vanuit het Bbz in aanmerking komen voor een periodieke uitkering en/of bedrijfskrediet. Het bedrijf moet wel levensvatbaar zijn. 

Oudere zelfstandigen

Oudere zelfstandigen die geboren zijn vóór 1 januari 1960 kunnen in aanmerking komen voor een periodieke uitkering en/of bedrijfskrediet. Ook als hun bedrijf niet langer levensvatbaar is. 

Beëindigende zelfstandigen

Mensen die moeten stoppen met hun bedrijf kunnen voor financiële ondersteuning een beroep doen op het Bbz. Met deze aanvullende periodieke uitkering kunnen zij tijdens de afbouwfase van hun bedrijf hun inkomen aanvullen tot bijstandsniveau. De gemeente beslist over het recht op ondersteuning en de hoogte van de uitkering. Voor informatie kunt u contact opnemen met uw gemeente.

De eenmanszaak heeft dus geen eigen rechtspersoonlijkheid; het is een economische activiteit van jou als natuurlijke persoon die de onderneming drijft. Het belangrijkste voordeel is dat je het snel en eenvoudig kunt oprichten. Bij een eenmanszaak heb je recht op meer belastingvoordeel dan wanneer je kiest voor een andere rechtsvorm. Het voornaamste nadeel is dat je met je privévermogen aansprakelijk bent voor de eventuele schulden die je maakt met je bedrijf.

Hou er rekening mee dat de hoogte van je behaalde winst bepalend is voor je eventuele recht op huur of zorgtoeslag. Bij een nettowinst van een kleine 25.000 euro per jaar houdt je recht op. Kom je daarboven en wil je toch je toeslagen blijven ontvangen dan moet je zorgen voor voldoende aftrekposten c.q. investeringen of zet je eenmanszaak om in B.V.’s en ken jezelf een minimum salaris toe. Het meer verdiende geld kun je dan oppotten. 

De naam eenmanszaak is een beetje misleidend. Als eigenaar van een eenmansbedrijf mag je best personeel in dienst nemen. Juridisch gezien wordt er in de eenmanszaak geen onderscheid gemaakt tussen jouw privé- en zakelijk vermogen. Als eigenaar van een eenmanszaak ben je dus zelf aansprakelijk voor eventuele schulden. Dat betekent dat deze kosten op je privévermogen of dat van je partner verhaald kunnen worden, waardoor je bijvoorbeeld ook je koophuis en inventaris kwijt kunt raken aan je schuldeisers.

Als zelfstandig ondernemer ben je eigen baas, maar wanneer je nog werkzaam bent bij een bedrijf als werknemer in loondienst dan is het beter om je werkgever te informeren over je ondernemersplannen. Ga voordat je je ideeën in de praktijk brengt praten met je werkgever en informeer naar de mogelijkheden. In principe moet je werkgever toestemming geven, wanneer je bedrijf botst met de uitgangspunten van je huidige werkgever en wanneer je werk kan lijden onder de tijd die je besteedt aan je startup. Wanneer er een conflict ontstaat, is het zaak om duidelijke afspraken te maken. Lees voorafgaand aan het gesprek je arbeidsovereenkomst, CAO of het personeelsreglement want hierin kun je meestal terugvinden of – en zo ja, onder welke voorwaarden – je naast je huidige baan een eigen bedrijf mag oprichten. Maar zelfs als je werk als zzp’er zou botsen met je eerdere functie in loondienst, dan nog zal een rechter niet snel gevoelig zijn voor klachten van je ex werkgever, zolang je tenminste niet de klanten van je ex werkgever hebt meegenomen.

Je bent niet verplicht om je aan te sluiten bij een ondernemersorganisatie, maar het kan wel van pas komen wanneer je denkt dat je hulp nodig zult hebben. Er zijn diverse organisaties zoals bijvoorbeeld de Stichting ZZP Nederland. Bij deze vereniging zijn inmiddels al meer dan 30.000 zelfstandigen aangesloten. Een dergelijke organisatie ondersteunt en geeft voorlichting over zaken waar je mee te maken kunt krijgen.

Dat heeft als voordeel dat ze je ook ondersteunen op het gebied van juridische zaken, administratie, belastingen, verzekeringen, incassohulp, etc. Waak er wel voor dat je geen extra diensten afneemt die je niet echt nodig hebt. Als lid krijg je tal van juridische documenten gratis beschikbaar beschikbaar gesteld, zoals leveringsvoorwaarden, modelcontracten, etc. Een lidmaatschap kost slecht enkele tientjes per maand. Maar als je van weinig moet rond komen dan kun je dit geld besparen.

Zzp’ers bestaan voor de wet eigenlijk niet, maar worden zo genoemd omdat dat gewoon handig is. zzp’er staat voor: zelfstandige zonder personeel, dus is feitelijk een privé persoon die in zijn eentje een bedrijf start. Vaak wordt iemand zzp’er na een gedwongen ontslag of langer durende werkloosheid. Maar ook sleur in de huidige werkomgeving kan een aanleiding zijn om het over een andere boeg te gooien.

Het is in alle gevallen goed om gedegen te werk te gaan, dit boekje helemaal uit te lezen en dan te beginnen met een (ondernemers) plan met een berekening van kosten en baten. Alleen al door het schrijven van een ondernemersplan kom je op obstakels die je misschien eerst niet had voorzien of bedacht. Ondernemen is risico nemen, Je doet voor eigen rekening en risico opdrachten, dus alle aspecten zoals continuïteit, verzekering en voldoende inkomen moeten herin tot uiting komen. Verderop in dit boekje vind je hierover meer. Geen opdrachten betekent geen inkomen.

Je moet als zzp’er dus zoveel winst maken dat je niet alleen hiervan kunt leven maar ook dat je klappen op kunt vangen. Hou er rekening mee dat in de meeste gevallen het werk niet stopt wanneer de werkzaamheden gedaan zijn. Je administratie en het onderhouden en opbouwen van je onderneming gebeurd meestal in de vrije uurtjes. Onvoldoende inkomen betekent zoveel als niet aan je verplichtingen kunnen voldoen en terecht komen in een stressvol bestaan met een eventueel faillissement tot gevolg. Inventariseer je sterke, maar vooral ook je zwakke punten en maak een overzicht van benodigdheden zoals benodigde apparatuur, gereedschap, vervoer, kapitaal, etc. Bepaal hoeveel omzet je moet draaien om rond te komen inclusief een reserve voor stilstand en verzekeringen. Bepaal of er genoeg vraag is naar je product of dienst en vergelijk de gangbare tarieven in je branche.

Het advies van de advocaat-generaal van het Europese Hof van Justitie is dat vakbonden in cao’s afspraken gaan maken over minimumtarieven voor zzp’ers om zo een einde te maken aan sociale dumping en oneigenlijke concurrentie tussen werknemers en zzp’ers.

Rechtsvormen

Als beginnend ondernemer moet je een rechtsvorm kiezen en deze inschrijven bij de Kamer van Koophandel. De rechtsvorm is belangrijk voor  je aansprakelijkheid en belastingverplichtingen. Natuurlijk kun je de rechtsvorm later nog omzetten maar omdat dit nogal veel papierwerk en kosten met zich meebrengt is het beter om meteen de juiste vorm te kiezen:

Eenmanszaak

Het meest eenvoudige voor een startende ondernemers of zzp’er is om te beginnen als eenmanszaak. Je bent dan ondernemer en enig eigenaar (ook al werken er meerdere mensen in je eenmanszaak). Voor een eenmanszaak gelden geen oprichtingseisen en je hoeft dan niet naar de notaris voor het opmaken van een akte maar alleen naar de Kamer van Koophandel  om je onderneming in te laten schrijven in het handelsregister. Ook al verricht je meerdere diensten, per persoon kun je maximaal één eenmanszaak oprichten.

Maatschap

Bij een maatschap werk je samen met anderen, onder een gemeenschappelijke naam in hetzelfde beroep. In een maatschap brengt iedere deelnemer iets in, zoals geld, goederen of arbeid en verdelen en gebruiken dit dan samen. Iedere “maat” is voor gelijke delen aansprakelijk.

Ook een maatschap, behalve zogenaamde stille (externe) maatschappen, moet zich net als de eenmanszaak verplicht laten inschrijven in het Handelsregister en ook bij deze rechtsvorm hoeft er geen akte te worden opgesteld.

Vanwege de verschillende inbreng en het eventuele vertrek van een van de maten in een later stadium is het echter wel verstandig om alle rechten en plichten (vrijwillig) in een akte samen te vatten en deze bij de notaris vast te laten leggen. Dat voorkomt latere gerechtelijke procedures bij meningsverschillen over de verdeling en dergelijke.

Vennootschap Onder Firma (VOF)

Wanneer je samen met je partner of een ander een bedrijf start dan is een Vennootschap Onder Firma (VOF) een mogelijke vorm. Het bedrijf is dan eigendom van meerdere vennoten of firmanten. Dit kunnen ook al bestaande rechtspersonen of bedrijven zijn, zelfs besloten vennootschappen. De

VOF kan ook weer zonder akte worden ingeschreven in het Handelsregister, maar het is zeer aan te raden om door een deskundige een firma- of vennootschapscontract te laten opmaken en net als bij een maatschap alle gemaakte afspraken over winstverdeling, bevoegdheden, eigendomsrechten, verantwoordelijkheden vast te leggen.

Besloten Vennootschap (BV)

De BV is een veelgebruikte goede rechtsvorm, waarbij het kapitaal in aandelen is verdeeld en de risico’s van hoofdelijke aansprakelijkheid worden beperkt. (Tenzij je hoofdelijk hebt meegetekend voor aansprakelijkheid)

De aandelen zijn in het bezit van de aandeelhouder(s), maar kunnen niet vrij worden verkocht of doorgeschoven. Een belangrijk voordeel van de BV is dat het een zelfstandig rechtspersoon is, met een eigen financiële aansprakelijkheid waarbij niet jijzelf, maar de BV aansprakelijk is voor gemaakte  schulden of claims.

Echter wanneer schulden of claims ontstaan door wanbeleid kun je toch  persoonlijk worden aangesproken. Ook verlangen investeerders en banken meestal dat je privé garant staat en dus hoofdelijk/privé aansprakelijk bent..

Als directeur van een BV ben je in loondienst van de onderneming. Je kunt een BV alleen, maar ook samen met anderen oprichten.

Commanditaire Vennootschap (CV)

De Commanditaire Vennootschap is een bijzondere samenwerkingsvorm tussen jou en andere vennoten, die beherend of stil (commanditair) zijn. Dus anders dan bij de VOF betekent dit dat de vennoten alleen financieel betrokken zijn bij je onderneming. Ook bij deze rechtsvorm bestaan behalve je inschrijving in het Handelsregister geen andere eisen. Maar vanwege de financiële inbreng is het wel belangrijk om de gemaakte afspraken tussen jullie  schriftelijk te laten vastleggen door een notaris. Mocht jij je verplichtingen niet meer kunnen nakomen, dan ben je privé voor honderd procent hoofdelijk aansprakelijk. Je commanditaire vennoten zijn slechts aansprakelijk voor het ingebrachte bedrag.

Naamloze Vennootschap (NV)

Deze rechtsvorm is eigenlijk alleen voor grotere bedrijven en niet voor starters. Bij een NV is het kapitaal verdeeld in aandelen, die overdraagbaar zijn. De wettelijke eisen bij het oprichten van een NV zijn vrijwel identiek aan die van een BV, maar bij de NV moet je beschikken over een minimumkapitaal van 45.000 euro en de NV moet jaarstukken maken en deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Vereniging

Een vereniging is een samenwerkingsvorm met een gemeenschappelijk doel, waarbij een belangrijke voorwaarde is dat het maken van winst geen doel op zich mag zijn. Je mag wel winst maken maar deze moet onder de leden verdeeld worden en ten goede komen aan het gemeenschappelijke doel van de vereniging. Een vereniging moet uit ten minste twee personen bestaan en de besluiten worden genomen in een ledenvergadering waarbij alle leden één stem hebben. Het bestuur wordt benoemd door de leden in een Algemene ledenvergadering. Een verenigingen kan een beperkte  of een volledige rechtsbevoegdheid hebben.

Stichting

Een stichting heeft als doel om een ideaal te realiseren, wat wordt vastgelegd statuten die samen met de oprichtingsakte bij de notaris worden vastgelegd. Je stichting mag wel winst maken, maar net als bij een vereniging moet dit ten goede komen aan een ideëel of sociaal doel. Je kunt een stichting alleen opzetten of met meerdere personen.

Een stichting heeft  geen leden en moet ook worden ingeschreven in het Handelsregister. Als bestuurder van een stichting kun je niet aansprakelijk worden gesteld, maar wanneer de stichting onder de vennootschapsbelasting valt, zijn wel de antimisbruikwetten van toepassing en kun je als bestuurder soms alsnog aansprakelijk worden gesteld.

Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij

Bedrijfs- consumenten- en producten- of dienstencoöperaties    c.q.   een   onderlinge waarborgmaatschappij zijn bijzondere verenigingen die  door middel       van   het    afsluiten     van overeenkomsten         opkomen   voor de     materiële belangen van de leden. De winst wordt dan in de regel uitgekeerd aan leden. Een coöperatie moet door minimaal twee personen worden opgericht bij notariële akte en moet ook worden ingeschreven in het Handelsregister met de verplichting om jaarlijks jaarstukken op te stellen en deze openbaar te maken.

Het ondernemers of businessplan

Als je overweegt om je vaste baan op te zeggen om voor jezelf te beginnen dan is er nog tijd voor een goede gedegen voorbereiding. Als eerste stap kun je je online oriënteren. Op het web is over het starten van een bedrijf genoeg informatie te vinden en voor specifieke vragen kun je ook contact opnemen met de Kamer van Koophandel (KvK) en de Belastingdienst. De Kamer van Koophandel organiseert  regelmatig startersdagen en voorlichtingsbijeenkomsten en op diverse bankensites staan ook veel adviezen en tips over de financiering van je bedrijf. Het kan handig zijn om een aantal startersdagen, seminars, workshops en/of andere bijeenkomsten te bezoeken. Ofwel voor advies of anders wel om te netwerken.

Wacht met inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK) tot je dit boekje helemaal hebt gelezen en nadat je het eens bent met de partner over deze belangrijke stap in jullie leven. Voor de financiering is het van belang om een goed ondernemingsplan te hebben maar ook omdat je daarmee de kansen, concurrentie en potentiële klanten voor jezelf uitgebreid in kaart brengt. Wanneer je klaar bent met je ondernemersplan, maak dan eerst je plannen concreet, zodat je beter voorbereid op wat je in de beginfase van je onderneming te wachten staat. Een goed ondernemersplan verschaft ook duidelijkheid over benodigde investeringen en financiële buffers. Een goed ondernemingsplan is onmisbaar.

Met het schrijven ervan zet je alles goed op papier en maak je alle plannen inclusief kansen, concurrenten en eventuele obstakels concreet. 

Dit is niet alleen essentiële informatie voor jezelf, maar ook voor het verkrijgen van een krediet bij de bank of een financiering door potentiële investeerders. Een ondernemersplan zorgt er ook voor dat je een beter inzicht krijgt van je startpositie op de markt. In de inleiding/voorwoord van het plan omschrijf je kort en bondig het doel van je onderneming en vermeld je het hoe en waarom van de onderneming en wat je met de onderneming wilt bereiken,

Hou het plan kort en krachtig maar maak het ook weer niet te summier. Alles wat hieronder genoemd wordt moet er in. De lezer moet echter niet verveeld worden met onbelangrijke, niet ter zake doende feitjes. Banken of investeerders hebben meestal geen zin en tijd om een heel uitgebreid businessplan te lezen. Hoe concreter en bondiger het ondernemingsplan, des te beter het zal scoren. Maak het plan ook beslist niet langer dan 20 pagina’s, deel het in met een inhoudsoverzicht met paginanummering op de 1e pagina en onderbouw het cijfermatig. Beschrijf de huidige situatie van je toekomstige klanten en/of opdrachtgevers in de regio en wat voor hen de meerwaarde is van jouw bedrijf.

Natuurlijk moet je alles wel goed onderbouwen met statistische gegevens, onderzoeken en cijfers. Vermeld ook hoe jouw onderneming kan bijdragen in het oplossen van problemen die je potentiele klanten nu ondervinden. Beschrijf welke maatregelen en alternatieven je kan bieden om de problemen van die klanten op te lossen en maak hiervoor een financiële onderbouwing.

Zorg er voor dat de genoemde problemen helder omschreven zijn zodat de lezer van het plan zich kan verplaatsen in de knelpunten die er zijn en geef aan hoe jouw bedrijf hierin verbetering kan brengen.

Daarna beschrijf je waarom juist nu een onderneming als het jouwe van pas zal komen en onderbouw dit met gegevens over de ontwikkelingen van de laatste jaren in die branche en regio. Welke ontwikkelingen en oplossingen maken juist jouw onderneming onmisbaar.

Maak een overzicht gebaseerd op statistieken en marktonderzoeken en geef dit weer in een grafiekje. Van een ondernemers wordt verwacht dat deze weet hoe hun markt in elkaar steekt en dat deze op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen. De lezer moet overtuigd worden van de toegevoegde waarde van jouw bedrijf of product. Beschrijf het profiel van jouw klanten of doelgroep.

Vervolgens schrijf je over hoe je omgaat met reeds gevestigde bedrijven in jouw branche en hoe je de concurrente daarmee aan gaat. Geef bij individuele concurrenten aan waarin ze verschillen met jouw manier van aanpak, soort product en prijs.

Beschrijf je product of dienst en hoe je product wordt gemaakt, of beschrijf het exacte importeer- of productieproces. Beschrijf stapsgewijs hoe je te werk wil gaan en wat de verwachte productie- of eventuele import kosten zullen zijn. Hou dus ook rekening met vertragingen bij de douane of aflevering.

Maak een inschatting van je verwachte omzet, prijs, potentiële klanten/doelgroepen, de     maximale omvang van de opdrachten die je kunt aannemen.

Vermeld de toekomstige naam van de onderneming en welke rechtsvorm je hebt gekozen en waarom. Geef aan (indien van toepassing) met wie je van plan bent om de onderneming op te richten. Geef duidelijk aan wie de oprichters zijn en wie verantwoordelijk zullen zijn voor de bedrijfsvoering, en/of financiering. Vermeld (indien van toepassing) ook de directie of raad van bestuur met naam en toenaam. Leg de naam van het bedrijf vast en registreer deze tijdig.

Maak vervolgens een realistische inschatting van de kasstroom, een winst-en-verliesrekening, een balans en beschrijf de voordelen voor potentiële investeerders. Ben je cijfermatig niet zo goed dan is het wijsheid om dit over te laten aan je (toekomstige) boekhouder of consulent.

Maak ook een nauwkeurige inschatting wanneer en hoe je denkt een break-even punt te kunnen bereiken.

Voor banken of investeerders kan je ondernemersplan een doorslaggevende factor zijn, dus samengevat staat in je ondernemersplan je persoonlijke achtergrond, je strategie, je kansen, je risico’s, je concurrentie, je potentiële klanten van je onderneming en geef je inzicht in de haalbaarheid van je idee en het bedrijfsperspectief op de lange termijn.

Het ondernemersplan moet antwoord geven op het hoe en waarom en met welke producten en diensten je het bedrijf waar gaat vestigen. Hoe je de strijd aan gaat met concurrentie, hoe je aan klanten komt, waar je kansen liggen, welke risico’s er zijn en  of- en hoeveel (aanvullende) financiering je nodig zult hebben

Het schrijven van een ondernemersplan is ook voor jezelf goed om al je ideeën eens uitgebreid op papier te zien, zodat je ook zelf beseft wat je kansen en eventuele risico’s zijn en om inzicht te krijgen in de haalbaarheid. Bovendien kan je ondernemingsplan na de start dienen als script en leidraad om de weg en kerndoelen te volgen die je eerder hebt bedacht en uitgestippeld.

Besteed genoeg zorg aan een mooie opmaak/layout met subkoppen, tabellen en grafieken om je verhaal te ondersteunen. Hoe meer financiering je nodig hebt, hoe meer pagina’s je moet wijden aan de cijfermatige onderbouwing.

Op het internet vind je voorbeelden van ondernemersplannen. Bekijk ze goed en gebruik ze als leidraad, maar kopieer ze niet. Zoals je merkt komt er nog best veel kijken bij het schrijven van een plan. Vat het niet te licht op en vraag hulp. Niemand kan later nog zien hoe en door wie je uiteindelijke plan is samengesteld. Zorg er echter wel voor dat je alle onderdelen kunt uitleggen of toelichten, wanneer je financierder hierom zou vragen.

Wanneer het rapport af is, denk dan aan een spellingscheck, print het uit (liefst in kleur) en bind het in. Maak meerdere exemplaren, want wellicht moet je naar meerdere financierders. Zorg dat je het rapport digitaal beschikbaar hebt en maak een back-up.

De inschrijving en je bedrijfsnaam

Een ondernemer wordt wettelijk en fiscaal beschouwd als een bedrijf met de verplichting om een boekhouding te voeren en wanneer de keuze voor een rechtsvorm is bepaald ben je verplicht om het bedrijf in te schrijven bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. 

Voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) heb je behalve een rechtsvorm ook een bedrijfs(handels)naam nodig. Denk over een naam goed na want deze gaat een bedrijfsleven lang mee en mag niet al in gebruik zijn bij een ander, zelfs al is het je eigen persoonsnaam.  De KvK legt behalve de naam en de rechtsvorm ook de bedrijfsomschrijving vast, waarbij het handig is om te laten vermelden dat de bedrijfsomschrijving ‘in de ruimste zin van het woord’ is. Je bedrijfsnaam is een belangrijk onderdeel van de onderneming. Naamsbekendheid lukt meestal alleen bij een catchy naam. De naam van je bedrijf is een eerste indruk die je maakt en is je visitekaartje. Je naam later veranderen is niet alleen lastig maar ook kostbaar. Denk maar aan al het drukwerk wat je niet meer kunt gebruiken, naambordjes, relaties die je moet informeren zoals de bank, verzekeringsmaatschappijen, etc.

Je bedrijfsnaam moet tot de verbeelding spreken en liefst betrekking hebben op de aard van je bedrijf. Niet te abstract en ook niet zomaar een afkorting of de beginletters van je eigen naam. De naam moet origineel zijn en niet teveel lijken op die van je concurrent.

Bedenk dat wanneer je bedrijfsnaam lijkt op een naam die is betrokken bij een schandaal en slechte publiciteit geassocieerd kan worden met jouw bedrijf ook al heb je er niets mee te maken.

Tenzij je een hele aparte naam hebt is het niet verstandig om dat ook als bedrijfsnaam gebruiken, Het is dan wel herkenbaar en persoonlijk, maar wanneer je later het bedrijf wilt verkopen kan het problemen geven.

Je kunt brainstormen met je familie of vrienden en trefwoorden zoeken die te maken hebben met je bedrijf. Metaforen of synoniemen kunnen je hierbij helpen.

Heb je eenmaal een naam bedacht, laat deze dan even bezinken en google het. Controleer zorgvuldig of de naam niet al in gebruik is en voorkom dure rechtsprocedures. Jaartallen en apenstaartjes in een naam zijn nu nog in, maar zijn straks wellicht oubollig en gedateerd.

Controleer ook of de naam nog vrij is als domein op het internet. Ook de KvK zal controleren of er al een bedrijf bestaat met dezelfde naam, maar checkt meestal niet of de naam ook inbreuk maakt op het merkenrecht.

Hiervoor moet je naar de site van het BeneluxBureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE), waar alle merken en namen zijn geregistreerd. Als je naam nog niet in gebruik is dan is het verstandig om het daar meteen te laten registreren.

Bij je KvK inschrijving krijg je direct een BTW nummer welke afgeleid is van je sofinummer. Je registratie is niet vrijblijvend, dus eenmaal ingeschreven sta je officieel geregistreerd tot aan het moment waarop je je weer hebt uitgeschreven. Je bent dus vanaf dat moment ondernemer en verplicht om BTW aan te geven en af te dragen en een gedegen administratie te voeren.

Wanneer je dit verzuimd kan de Belastingdienst zelf je omzet schatten, omdat van een ingeschreven onderneming wordt verwacht dat er omzet wordt gemaakt.

Vanaf de inschrijving moet je over je werkzaamheden BTW in rekening brengen en voorfinancieren. Het kan dus zijn dat je op rekening levert en zelf nog  niets hebt ontvangen, maar dat je wel al de BTW moet afdragen.

Met je inschrijving (uittreksel) van de KvK kun je daarna een zakelijke bankrekening (rekening courant) openen. Zorg dat je IBAN nummer foutloos op al je facturen en briefpapier komt te staan, samen met alle andere relevante gegevens zoals je kamer van koophandel nummer, je adres, je telefoonnummer en een verwijzing naar je leveringsvoorwaarden.

Het bedrijf

Als ondernemer loop je zakelijke risico’s (Wettelijke Aansprakelijkheid) die je het beste zo snel mogelijk moet uitsluiten door het afsluiten van een verzekering. Eventuele goederen van jezelf of van derden moet je zo snel mogelijk verzekeren tegen brand en diefstal. Het is daarbij ook wel handig om, wanneer je daar de financiële ruimte voor hebt, een arbeidsongeschiktheidsverzekering af te sluiten en te denken aan een pensioenopbouw.

Besteed je administratie uit aan een externe boekhouder en probeer zoveel mogelijk voorwerk zelf te doen als je daar niet teveel aan wilt uitgeven. Je kunt de administratie natuurlijk ook helemaal zelf doen, maar dat geeft wel problemen bij financieringen, hypotheken, echtscheiding, staking, etc. 

Uitstellen of verwaarlozen van administratieve taken is vragen om problemen en om je onderneming goed te kunnen managen is het erg belangrijk om overzicht te krijgen en te houden in al je huidige en toekomstige inkomsten en uitgaven.

Een goed verzorgde administratie is wettelijk verplicht en verschaft je meteen actueel inzicht in hoe je onderneming er financieel voor staat. Deponeer en bescherm je bedrijfsnaam en maak een eigen website om het bedrijf te presenteren en zorg dat je vindbaar bent voor je doelgroep.

Een onderneming starten is niet zo moeilijk maar succesvol ondernemen is niet eenvoudig. Het is uitermate belangrijk om goed geïnformeerd te zijn over wetten, regelgeving en productaansprakelijkheid.

Bedrijven die onderling zaken doen hebben te maken met andere regelgeving dan wanneer je zaken doet met de consument. Consumenten zijn namelijk wettelijk goed beschermd en vooral garanties en aansprakelijkheid voor je producten zijn een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en onderhevig aan   wettelijke regelgeving. Een gemaakte afspraak met een consument is herroepbaar terwijl afspraken tussen bedrijven onderling meestal meteen vast liggen.

Even iets importeren en met bijvoorbeeld een kraam of een webwinkel in de markt zetten lijkt dus eenvoudig, maar dat is het beslist niet. Het kan lastig kan zijn om voldoende opdrachten te krijgen (continuïteit) en alle (fiscale) regels te kennen. Voor jezelf beginnen vereist niet alleen financiële draagkracht maar          ook doorzettingsvermogen, stabiliteit en liefst een goede gezondheid. Als zelfstandig ondernemer bepaal je het liefst alles zelf, maar je bent hierbij wel afhankelijk van je klanten en opdrachtgevers.

Onvoldoende voorbereiding en gebrek aan kennis kunnen de nodige problemen veroorzaken. Voordat je begint is het van belang om te onderzoeken of er bij je beoogde doelgroep en in jouw regio een (continue) markt is voor de producten of diensten die je aan de man wilt brengen. (zie ondernemingsplan)

Kiezen voor  een markt met zware concurrentie én beperkte groeimogelijkheden kan erg lastig zijn, waarbij iedere strategische stap ook in je nadeel kan uitpakken.

Een markt met een geduchte concurrentie hoeft echter geen probleem te zijn wanneer je onderscheidend bent en je specialiseert.

Samen met iemand een bedrijf runnen is moeilijker dan een huwelijk waarbij je elkaar uit liefde wel vergeeft. Je kunt het best vooral al uitgaan van een mogelijke (vecht) scheiding dan weet je zeker dat je vanaf het begin alles goed regelt en op papier zet.

Samenwerken met je vrouw, familie of goede vriend(en) kan heel leuk zijn maar gaat bij een breuk niet alleen ten koste van de zaak maar ook van je privéleven en/of relatie. Al kun je het privé nog zo goed vinden samen, dan nog is een gezamenlijk zakelijk inzicht toch van een andere dimensie, waarbij je altijd rekening moet houden met een vroegtijdig einde van de samenwerking.

Starten zonder een gedegen voorbereiding is dus niet de meest verstandige manier om een succesvol bedrijf op te zetten. Vooral in het begin is een behoorlijke financiële reserve belangrijk om periodes met een lagere omzet te kunnen opvangen en je leveranciers en de BTW te kunnen betalen. Zeker in het begin kunnen onverwachte grote investeringen nodig zijn.

Wanneer je om te kunnen starten personeel nodig hebt dan is de keuze voor de juiste mensen het moeilijkste wat er is. Denk niet alleen aan benodigde opleidingen maar ook aan de risico’s die je kunt lopen. Zorg voor een medische keuring voorafgaand aan de aanstelling. Zoek voor elke functie de beste match en begin met een halfjaarcontract. Onderzoek over welke kwaliteiten je werknemer moet beschikken om bij te kunnen dragen aan de groei van je onderneming.

Versneld mensen inhuren op een vast contract is beslist af te raden. Bij haast is het beter om tijdelijk gebruik te maken van uitzendkrachten. Besteed genoeg tijd aan het invullen van vacatures en maak gebruik van de Social media om te onderzoeken wat voor vlees u in de kuip heeft. Vragen om een verklaring van goed gedrag (VOG) voorkomt dat u wordt geconfronteerd met onverwachte problemen. Schakel desnoods hiervoor een professioneel bureau in.

Daarnaast moet je beslissen over hoe en waar je wilt werken. Vanuit huis of op locatie bij je opdrachtgever.

Moet je vaak zakelijke relaties ontvangen, dan is het huren of kopen van een bedrijfspand wellicht nodig. Om je bedrijf aan huis te beginnen zal je eerst moeten nagaan of dit volgens het bestemmingsplan van    de gemeente wel is toegestaan. De aanvraagprocedure kan per gemeente verschillen.

Voor het uitoefenen van bepaalde beroepen zal een bedrijf aan huis meestal wel worden toegestaan. Er gelden echter wel een aantal voorwaarden voor een bedrijf aan huis en de werkruimte mag slechts een kantoorfunctie hebben, er mogen officieel geen klanten naar het woonhuis komen, er mag door je werkzaamheden geen overlast voor je buren ontstaan en slechts een klein deel van de woning mag dan worden gebruikt voor je bedrijfsactiviteiten.

Zzp’ers zijn niet in loondienst van een bedrijf. Toch geldt ook voor hen een aantal Arbo regels die hun eigen veiligheid en die van derden moeten waarborgen. In sommige gevallen kan een zzp’er door de Inspectie SZW als werknemer wordt gezien. Dat geldt als hij ‘onder gezag’ werkt en dan is alle Arbo regelgeving van toepassing.

Dit betekent dat de Inspectie SZW zzp’ers kan aanspreken op overtreding van de regels en boetes kan opleggen.

Per 1 juli 2012 zijn de Arboverplichtingen voor zzp’ers aangepast en gelden alle regels waarin maatregelen worden voorgeschreven om 

arbeidsrisico’s te voorkomen of beperken. De extra regels in het Arbobesluit betreffen bijvoorbeeld risico’s als tillen, lawaai en trillingen. Hierdoor hebben zzp’ers dezelfde bescherming als werknemers in loondienst op het moment dat zij op dezelfde arbeidsplaats aan het werk zijn. Voor zzp’ers die alleen werken, blijven de regels onveranderd.

Algemene voorschriften waar de zelfstandige aan moet voldoen, zijn:

  • het voorkomen van gevaar voor derden (artikel 10 Arbowet)
  • het zorgen voor de eigen veiligheid en die van andere betrokken personen door zich veilig en verantwoord te gedragen (artikel 11 Arbowet)
  • het vermijden van levensgevaar of ernstige schade aan de gezondheid. Het niet naleven van deze bepaling is een misdrijf (artikel 32 Arbowet)
  • alle bepalingen uit het Arbobesluit die te maken hebben met het treffen van maatregelen om een ernstig arbeidsrisico te beperken of te vermijden
  • alle bepalingen uit het Arbobesluit die te maken hebben met het treffen van maatregelen om andere arbeidsrisico’s te beperken of te vermijden, dit geldt niet als een zelfstandige alleen werkt
  • Voor zelfstandigen gelden geen systeemverplichtingen, zoals de risico inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Hierdoor heeft de zelfstandige minder administratieve lasten.

Je kunt een ARBO catalogus van een branche of sector raadplegen om na te gaan welke maatregelen je moet nemen om veilig te werken. De Inspectie SZW zal de ARBO catalogus als referentiekader gebruiken bij de handhaving.

Werkgevers die met zzp’ers werken, moeten hen wijzen op de voorschriften en risico’s die in het bedrijf gelden. De Inspectie SZW kan ook optreden als zzp’ers de wet overtreden.

Huisvesting

Wil je een bedrijf aan huis beginnen, dan moet je controleren of dit past in het bestemmingsplan van je Gemeente.

Als dat zo is, moet je meestal je “bedrijf aan huis” melden bij de Gemeente. In sommige gemeenten moet je zelfs een onttrekkingsvergunning aanvragen om toestemming te krijgen om je woning aan de woningvoorraad te onttrekken. Pas dan mag je jouw woning als bedrijfsruimte gebruiken.

De onttrekingsprocedure begint zodra je gemeente je volledige aanvraag heeft ontvangen. Binnen acht weken hoor je dan of de vergunning akkoord is. Of de onttrekkingvergunning uiteindelijk wordt verleend hangt af van het belang van de onttrekking dat groter moet zijn dan het belang van het behoud van de woonruimte. Welke factoren nog meer van invloed zijn staan in de Regionale

Huisvestingsverordening,

Mag je bedrijf aan huis niet volgens het bestemmingsplan, dan kun je nog proberen om een omgevingsvergunning te krijgen. Je kunt de gemeente hiervoor zelfs verzoeken om het bestaande bestemmingsplan te wijzigen.

Vroeger had je bij een verbouwing verschillende vergunningen nodig, zoals een bouwvergunning, een sloopvergunning en een milieuvergunning. De aanvraagprocedure is tegenwoordig makkelijker en is samengevoegd tot een vergunning: de omgevingsvergunning.

Er bestaan financiële regelingen voor bedrijfshuisvesting,     het    beveiligen van   je bedrijfspand, onderhoud ervan, herbestemming en restauratie van bedrijfsmonumenten.

Ben je agrarisch ondernemer, dan kom je misschien in aanmerking voor subsidie voor het verduurzamen van opslagplaatsen van agrarische producten van plantaardig materiaal. Het moet wel gaan om het verwijderen van asbest, het isoleren van vloeren, wanden of plafonds, of het reguleren van het klimaat door een computer en de aanpassingen die daarvoor nodig zijn.

Je kunt subsidie krijgen om aanpassingen te doen aan je pand of woning om overvallen te voorkomen.

De     preventiemaatregelen          voor woning-     en bedrijfsovervallen kunnen bestaan uit de installatie van beveiligingsmaatregelen      zoals          camera’s,  kluizen, overvalknoppen of training voor het personeel. Je kunt de subsidie aanvragen bij het Schadefonds Geweldsmisdrijven op 070-4142000.

Vestiging   in      een   bedrijfsverzamelgebouw      of business center biedt een ondernemer veel voordelen. Zo     kennen      veel bedrijfsverzamelgebouwen naast         kantoor      of bedrijfsruimte aanvullende faciliteiten zoals een receptie, het opnemen van je telefoon, catering en secretariaatswerkzaamheden.

Bedrijven gevestigd in een verzamelgebouw kunnen elkaar versterken, wat een positieve invloed kan hebben op het bedrijfsresultaat. Er zijn verzamelgebouwen in allerlei soorten en maten, van goedkoop tot duur en van zakelijke dienstverlening tot de creatieve sector.

Als je een onderneming vestigt in een pand dat je eigendom is, moet je voor de inkomstenbelasting vaststellen of het pand een privé- of een ondernemingspand is.

Wanneer je een pand in eigendom helemaal voor je onderneming gebruikt, dan is het pand onderdeel van je ondernemingsvermogen op je balans en kun je er op afschrijven.

Ook alle btw die voor het bedrijfspand aan je in rekening wordt gebracht kun je aftrekken. Alle energiekosten, verzekeringskosten, schoonmaakkosten, inrichtingskosten zijn aftrekbaar.

Uitgangspunten voor het bepalen van de afschrijving:

  • De bedrijfsruimte kan 50 jaar mee.
  • De hoogte van de afschrijving hangt af van de gebruiksduur van het pand.
  • Je mag de grond niet afschrijven.
  • Je mag afschrijven over de koopsom inclusief de aankoopkosten, zoals notariskosten, makelaarskosten en overdrachtsbelasting

Afschrijving op het pand is alleen mogelijk als:

  • De boekwaarde van het pand hoger is dan 50% van de WOZ-waarde.
  • De jaarlijkse afschrijving niet groter is dan het verschil tussen de boekwaarde en WOZwaarde.

Je mag dus niet meer afschrijven wanneer de WOZwaarde van het pand is bereikt. Voor gebouwen die je verhuurt (als belegging), geldt de WOZ-waarde als bodemwaarde. Voor gebouwen in eigen gebruik is de bodemwaarde 50% van de WOZ-waarde. Wanneer je huurwoning kan worden gesplitst in een bedrijfsgedeelte met een eigen opgang en toilet en een woongedeelte dan kun je een deel van je huur en vaste lasten op je inkomsten in mindering brengen. Let er wel op dat dit is toegestaan door de verhuurder, hetgeen zelden voorkomt als het geen praktijkwoning betreft.

Ben je eigenaar van een eigen woning met een hypotheek dan zijn bij splitsing  de bepalingen uit de hypotheekovereenkomst van belang. Meestal heb je toestemming nodig van de hypotheeknemer om het pand te mogen splitsen. Wanneer je een eigen woning niet splitst dan geeft dat veel problemen met de aftrek van de lasten. Energiekosten, internetaansluitingen, koffie, water en allerlei andere zakelijke uitgaven worden dan als privé-uitgaven gerekend en zijn niet aftrekbaar. In veel gevallen is het dan financieel beter om toch maar te kiezen voor een bedrijfspand.

Administratie en boekhouding

Alle gegevens van je onderneming die je op papier (ook klad aantekeningen) of met de computer vastlegt vormen samen je administratie. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is belangrijk omdat het een wettelijke verplichting is en omdat het belangrijk is voor je bedrijfsvoering en financieringen. Je ben al vanaf het begin als ondernemer wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren, dus ook in de aanloopfase. Ook de kosten die je in de aanloopfase maakt zijn aftrekbaar, dus het is belangrijk om alle bonnen te bewaren en te zorgen dat deze voldoen aan de vereisten.

Door het bijhouden van een goede administratie heb je altijd snel de beschikking over de cijfers en resultaten van je onderneming en heb je inzicht in de kosten, je omzet en je winst. Hierdoor kun je inspelen op ontwikkelingen binnen je bedrijf en activiteiten, uitgaven of investeringen eventueel op tijd bijstellen.

Je administratie is meteen ook de basis van je belastingaangifte. Wanneer je administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is en als je alles niet goed en overzichtelijk bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst zal dan zelf je omzet en je winst vaststellen en de te betalen belasting berekenen of schatten en er zelfs een boete bij opleggen.

Als je het daar niet mee eens bent, dan zal je zelf moeten bewijzen dat de berekening van de belastingdienst onjuist is. Het ontbreken van duidelijke overzichten over je aan- en verkopen, hebben ook gevolgen voor de verschillende aftrekposten en afschrijving.  Je kunt dan ook geen aanspraak maken op de kleine ondernemersregeling voor de b.t.w. of de zelfstandigenaftrek.

Alle gegevens over je onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij je administratie, dus ook je kassabonnen, financiële aantekeningen, het inkoop- en verkoopboek, gemaakte controle berekeningen, ontvangen facturen, kopieën van de door jezelf verzonden facturen, bankafschriften, contracten, overeenkomsten, afspraken, agenda’s, afsprakenboeken, correspondentie, software en databestanden. Veel van je gegevens die nodig zijn voor het voeren van een bedrijf, zal je digitaal hebben vastgelegd. Ook de bestanden van de financiële administratie en de zakelijke agenda die je bijhoudt met je laptop of mobiele telefoon moet je bewaren. En ook de verkoopgegevens die je registreert met een kassasysteem of Point of Sale systeem. Ook de onderdelen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via je webwinkel) die via het Internet gaan behoren bij je te bewaren administratie! En ook al heb je dit uitgeprint, dan nog moet je de gegevens digitaal blijven bewaren. Zorg dus ook voor een goede gedegen back-up.

Sommige oudere kassasystemen voldoen niet aan de eisen van de belastingdienst. Laat je daarom bij de aanschaf hiervan goed adviseren. Je kunt een brochure hierover krijgen of downloaden bij de belastingdienst.

Je bent dus wettelijk verplicht om alle administratie zeven jaar lang te bewaren, tenzij je hierover met de belastingdienst schriftelijk andere afspraken hebt gemaakt. Bepaalde onderdelen van je administratie worden aangemerkt als basisgegevens, zoals je grootboek, de     debiteuren-  en crediteuren- administratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Alles wat ouder is dan zeven jaar kun je in principe weggooien, maar als er bijvoorbeeld contracten of afspraken nog door lopen dan dien je deze ook langer te bewaren

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet je de gegevens van onroerende zaken zelfs 10 jaar bewaren. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan de bewaarplicht. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd.

Er bestaat een keurmerk voor kassasystemen genaamd: ‘Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’.  Het keurmerk garandeert een gesloten kassasysteem, voorkomt misbruik en beschermt je tegen ongewenste wijzigingen in je gegevens. Hou een urenadministratie bij van je gemaakte uren en ook hoeveel uren je fiscale partner aan de onderneming besteed. De zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek zijn gebaseerd  op dit  aantal uren.

Zorg er voor dat je administratie de basis is voor je uiteindelijke aangifte. Als je administratie niet compleet is of niet te controleren dan zal de belastingdienst je omzet en winst zelf vaststellen en de belasting berekenen. Je mag de administratie alleen op papier bewaren wanneer je een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn te controleren is.  Uit je administratie moet ook blijken hoeveel btw je moet afdragen of terugvordert en deze wordt gebaseerd op facturen die je zelf maakt, de facturen die je moet betalen, je uitgaven, je ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Noodzakelijk zijn daarom een verkoopboek, inkoopboek en een kas- en bankboek. Voor im- en export moet je ook nog  afzonderlijk verwerving uit andere landen van de Europese Unie, ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie, leveringen aan andere landen van de Europese Unie, diensten aan andere landen van de Europese Unie en uitgevoerde goederen naar landen buiten de Europese Unie bijhouden en je cijfers opgeven aan het Centraal Bureau voor de Statistiek. (CBS)

Lever je intracommunautair per jaar voor meer dan 900.000 Euro goederen naar andere EU-landen, of koop je intracommunautair jaarlijks voor meer dan dit bedrag uit andere EU-landen, dan moet je dit ook aan het Centraal Bureau voor de Statistiek opgeven. Een intracommunautaire verwerving vindt plaats wanneer je goederen koopt die vanuit een ander EU-land naar Nederland worden vervoerd en waarbij de leverancier een ondernemer is. Alle goederen of diensten die je levert en niet in Nederland zijn belast, moet je verplicht administreren.

Over de goederen die je importeert uit niet-EUlanden, betaal je b.t.w. Deze b.t.w. betaal je direct bij de grens aan de Douane eventueel via je expediteur. Wanneer je een vergunning artikel 23 hebt, mag je de btw later bij de btw-aangifte aangeven en betalen. Importeer je uit niet-EU landen en heb je recht op aftrek van b.t.w., dan kun je deze op de aangifte aftrekken. Bewaar alle vrachtbrieven, betalingsbewijzen, de schriftelijke mededeling van de Douane over de afhandeling van de aangifte bij de invoer, het (digitale) bericht van de Douane met het te betalen btw-bedrag, de afrekening van de douane-expediteur en het importeursoverzicht, dat de Douane tegen betaling verstrekt. Als de factuur in vreemde valuta is, dan moet je dit voor de aangifte ten invoer bij de Douane eerst omrekenen naar euro’s conform de op dat moment geldende koers.

Belasting

Elk jaar moet je uiterlijk op 31 maart aangifte doen voor de inkomstenbelasting, tenzij je hiervoor uitstel hebt  gekregen. Als startende ondernemer mag je op je inkomsten zelfstandigenaftrek en startersaftrek in mindering brengen, waardoor je belastbare winst lager wordt en je dus minder belasting hoeft af te dragen. De zelfstandigenaftrek is elk jaar opnieuw, maar startersaftrek geldt alleen voor de eerste drie jaar. De regelingen staan politiek ter discussie. Om in aanmerking te komen voor deze zelfstandigenaftrek, moet je voldoen aan het  urencriterium en minimaal het afgelopen kalenderjaar 1.225 uren voor je onderneming hebben gewerkt. 

De startersaftrek is bedoeld om het starten van je onderneming te ondersteunen en te stimuleren. Je kunt in de eerste vijf jaar van je onderneming drie keer 2.123 euro aftrekken. Dit bedrag is per jaar verschillend en geldt alleen wanneer je in voorafgaande jaren minimaal 1 jaar geen onderneming hebt gehad. Als je vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering bent gestart heb je recht op ‘startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid’, wanneer je tenminste achthonderd uur per jaar aan je bedrijf besteed. Ook deze startersaftrek is voor maximaal drie jaar. De startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid mag niet hoger zijn dan je behaalde winst.

U krijgt de startersaftrek maximaal 3 keer in de eerste 5 jaar dat u ondernemer bent. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

  • U hebt recht op de zelfstandigenaftrek.
  • U was in de afgelopen 5 jaar niet elk jaar ondernemer voor de inkomstenbelasting.
  • U hebt de zelfstandigenaftrek in de afgelopen 5 jaar maximaal 2 keer gebruikt.
  • Er was in het kalenderjaar of in 1 van de 5 voorafgaande jaren geen sprake van een zogenoemde geruisloze terugkeer uit een bv.

Hebt u recht op de startersaftrek? Dan wordt het bedrag opgeteld bij het bedrag van de zelfstandigenaftrek. U mag dus niet kiezen om over een aangiftejaar bijvoorbeeld wel de zelfstandigenaftrek te claimen, maar niet de startersaftrek.

De zelfstandigenaftrek wordt jaarijks verminderd en is over 2024 € 3.750, 2025 € 2.470, 2026 € 1.200 en over 2027 nog maar € 900

Het kan zijn dat de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek bij elkaar hoger zijn dan uw winst. U hebt dan een verlies. U kunt dit verrekenen met andere inkomsten uit werk en woning. Hebt u geen andere inkomsten, dan kunt u het verlies verrekenen in andere jaren. 

AOW-leeftijd

Hebt u aan het begin van het kalenderjaar de AOW-leeftijd? Dan is de zelfstandigenaftrek 50% van de zelfstandigenaftrek voor ondernemers die aan het begin van het kalenderjaar de AOW-leeftijd nog niet hebben bereikt. Dit geldt ook voor de startersaftrek.

De MKB-winstvrijstelling is van toepassing wanneer je winst maakt met je onderneming. Hiervoor geldt niet het urencriterium van 1225 uur. De MKBwinstvrijstelling komt bovenop je zelfstandigen- en starterstaftrek. De vrijstelling is zo’n twaalf procent van je gemaakte winst, na vermindering met je ondernemersaftrek. Naast deze aftrekposten zijn er ook nog meewerkaftrek (partner), speur- en ontwikkelingswerkaftrek en stakingsaftrek.

Om te beoordelen of je ondernemer bent voor de b.t.w., let de belastingdienst op de volgende zaken:

  • Oefen je zelfstandig een bedrijf of beroep uit?
  • Heb je regelmatig inkomsten?
  • Heb je inkomsten naast je werk in vaste dienst?
  • Exploiteer je een vermogensbestanddeel of een recht?

Als je zelfstandig werkt en je hebt inkomsten, dan ben je meestal ondernemer voor de btw. Je kunt ondernemer zijn voor de btw, ongeacht de rechtsvorm die je kiest.

Je moet regelmatig inkomsten hebben uit je bedrijf of beroep. Het maakt hierbij niet uit of je winst maakt. Mogelijk maak je in het begin van je onderneming zelfs verlies. Ook dan moet je btw betalen over je omzet alhoewel een deel vrijgesteld wordt vanwege de kleineondernemersregeling.

Ook kun je onder voorwaarden ontheffing van administratieve verplichtingen krijgen. Deze btw vermindering verreken je in je btw aangiften.

Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  •  Je hebt een eenmanszaak of je onderneming is een samenwerkingsverband van natuurlijke personen, zoals een maatschap, vennootschap onder firma (vof )
  •  Je onderneming is in Nederland gevestigd
  •  Je omzet is per kalenderjaar is maximaal € 1.800
  •  Je voldoet aan uw administratieve verplichtingen voor de btw

Voldoe je aan alle voorwaarden dan kun je de btw vermindering toepassen zonder toestemming te vragen. Je berekent de definitieve btw vermindering aan het einde van het jaar. Je mag ook een schatting maken en per maand of kwartaal je btw vermindering in je aangifte aftrekken. 

De kleine ondernemersregeling geldt niet voor rechtspersonen. Voor diensten door sportbonden en sportorganisaties aan aangesloten verenigingen geldt een b.t.w. vrijstelling. Deze vrijstelling geldt ook voor diensten door sportverenigingen aan hun eigen leden. Toepassing van de vrijstelling betekent dat over de contributies van leden geen b.t.w. verschuldigd is. Gevolg is wel, dat de sportverenigingen dan ook geen recht hebben op b.t.w. aftrek op de kosten die zij maken.

De b.t.w. vrijstelling is echter alleen van toepassing indien de sportverenigingen geen winst beogen. Onder het beogen van winst wordt ook verstaan: het behalen van exploitatieoverschotten, tenzij deze niet worden uitgekeerd, maar worden aangewend ten dienste van de prestaties door de sportverenigingen. Wanneer de sportvereniging dus geen winst beoogt, vormt de contributie die leden van een sportvereniging betalen voor het lidmaatschap de vrijgestelde vergoeding voor de diensten van de vereniging aan haar leden. Het maakt daarbij niet uit in hoeverre de leden daadwerkelijk gebruikmaken van de door de vereniging geboden faciliteiten. Ook over inkomsten naast je werk in vaste dienst moet je meestal btw betalen. Veel uitgaven die je voor je bedrijf maakt kun je van je winst afschrijven, maar lang niet alle.

Vooral wanneer je vanuit huis werkt zijn veel zaken uitgesloten tenzij je over een praktijkwoning beschikt met een eigen opgang. Het is dus al snel voordeliger om vanuit een bedrijfspand te werken.

Ook je zakelijke auto kun je grotendeels in vijf jaar afschrijven, minus een restwaarde. Let op je bijtelling voor eventueel privégebruik wanneer je deze meer dan 500 km per jaar privé gebruikt. Een goedkope oude auto die ooit heel duur was kan toch zorgen voor een hoge bijtelling omdat wordt uitgegaan van de cataloguswaarde en niet van de dagwaarde. Soms is het zelfs voordeliger om de auto niet op de zaak te zetten, maar deze aan de zaak per gebruikte kilometers te belasten. Hiervoor is wel een goede kilometeradministratie vereist. Bij auto’s die ouder zijn dan 15 jaar is de bijtelling 35% van de waarde in het economisch verkeer.

Voor uren facturatie zijn er verschillende programma’s in de markt. Applicaties voor digitale urenregistratie en facturatie zijn speciaal ontwikkeld voor ondernemers, freelancers en zzp’ers.

Via een online portal kun je dan je uren bijhouden en facturen versturen. De applicaties hebben opties om op ieder gewenst moment van de dag uren, declaraties of dagdelen in te voeren via smartphone, tablet en PC. Aan de hand van deze gegevens kun je dan een professionele en gedetailleerde factuur opstellen, die als PDF of XML aan je klant kunt sturen. Zo kun je met deze software extra werknemers aanmaken en uren laten registeren en kun je als werkgever uren goedkeuren voordat ze gefactureerd worden. Ook kan je binnen de applicaties notificaties instellen, die je helpen herinneren dat je uren moet boeken en uren nog moet goedkeuren.

Met zo’n webbased applicatie via een web portal hoef je geen software te installeren en onderhouden. Gewerkte uren bijhouden met losse urenbriefjes is door dit soort applicaties niet meer van deze tijd en bespaart je veel tijd en geld.

Je kunt vrijwel alle software meestal 30 dagen gratis uitproberen

Verzekeren, pensioen en AOW

Als ondernemer moet je zelf zorgen voor je verzekeringen en je pensioen. Anders heb je na je 67ste alleen recht op AOW. Je kunt een lijfrenteverzekering afsluiten of geld opzij zetten of iedere maand banksparen of het beleggen in je bedrijf of pand.

Ook al werk je vanuit huis, de verzekering maakt onderscheid tussen zakelijk en privé. Daarom zijn je bedrijfsmiddelen thuis niet automatisch meeverzekerd via de privé-inboedelverzekering en zal je voor je zakelijke activiteiten en goederen een aparte bedrijfsverzekering moeten afsluiten.

Bij het aanvragen van een WW-uitkering heb je van het uitkeringsinstantie UWV een werkcoach toegewezen gekregen, die je kan helpen om zzp’er te worden. Je kunt in je digitale werkmap aangeven dat je als zelfstandige wilt beginnen. Het UWV zal je dan uitnodigen voor een voorlichtingsbijeenkomst. Wanneer je voordat je een uitkering kreeg een baan bij de overheid of in het onderwijs had, dan zijn er andere regels van kracht.

Het is belangrijk om je niet direct uit te schrijven bij het UWV en ingeschreven te blijven als werkzoekende, anders heb je geen recht op een WW-uitkering tijdens de voorbereidingen op de start van je onderneming.

Niet iedereen met een WW-uitkering mag als zelfstandige beginnen. Eerst zal het UWV vaststellen of je over ondernemerskwaliteiten beschikt. In overleg met de werkcoach kun je competentietest en de zogenaamde E-scan Ondernemerstest doen om je capaciteiten als ondernemer vast te stellen.  Bij een positief resultaat wordt de haalbaarheid van de plannen bekeken en of er in jouw branche en regio voldoende vraag is naar je product of dienst. Ook het UWV eist een businessplan en zal pas toestemming geven als je plan echt kans van slagen heeft. Tijdens  het samenstellen van je bedrijfsplan hoef je voor een door het UWV bepaalde tijd niet te voldoen aan de sollicitatieplicht. Tijdens de start van je bedrijf behoud je in eerste instantie in veel gevallen je WW-uitkering.

Als WW’er krijg je twee keuzes:

  1. Startersregeling met een vaste periode van 26 weken met 29 procent minder WW-uitkering. Tijdens de startperiode mag je opdrachten binnenhalen en uitvoeren, een bedrijfspand inrichten en zelfs een winkel openen. Heb je recht op minder dan 26 weken WW dan kun je onder bepaalde voorwaarden toch gebruikmaken van de startersregeling. Zo mag je geen opdrachten aannemen van de werkgever die je heeft ontslagen.
  2. Lagere WW-uitkering met als voordeel dat je geen toestemming van je werkcoach nodig hebt.

Je bent wel verplicht om het aantal uren dat je als zelfstandig ondernemer werkt door te geven aan het UWV. Voor de als ondernemer gewerkte uren vervalt dan je WW. Het gaat daarbij om alle uren die je hebt gewerkt, met uitzondering van de reisuren.

Verder vervalt de sollicitatieplicht niet voor de uren waarvoor je nog een uitkering ontvangt.

Als ondernemer betaal je verplicht een premie voor de zorgverzekering én een inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Afhankelijk van je inkomen kun je van de Belastingdienst een tegemoetkoming krijgen voor de kosten van de zorgtoeslag.

Naast de premie voor je zorgverzekering ben je ook verplicht een inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet te betalen. Iedereen betaalt verplicht een bijdrage voor de zorgverzekeringswet (Zvw). Als zelfstandig ondernemer betaal je de bijdrage Zvw rechtstreeks aan de Belastingdienst. Je ontvangt hiervoor jaarlijks een aanslagbiljet. Reserveer dus altijd een bepaald bedrag voor de verplichte bijdrage Zvw.

Je kunt een verzekering afsluiten om je te beschermen tegen inkomensverlies bij ziekte en/of arbeidsongeschiktheid.

De premies zijn vaak erg hoog en kunnen verlaagd worden door een groter eigen risico te nemen. Bijna zestig procent van de zzp’ers werkt echter toch al niet kostendekkend en levert in op reserves of verzekeringen.

Van 38 procent is het tarief meer dan een kwart te laag en is overleven op de lange termijn alleen mogelijk door te besparen op pensioen, sociale verzekeringen en ontwikkeling”.

Feitelijk is er een uurtarief van € 50,00 euro nodig als je aan al je verplichtingen wilt kunnen voldoen. Van een werkweek van 41 uur zijn er slechts 29 declarabel, de andere uren worden besteed aan acquisitie, administratie en aanverwante zaken, tenzij je dit in je vrije tijd wilt doen.. 

Financiering en ondersteuning

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je onderneming vroeg of laat financiering behoeft:

  •  Je kunt je rekeningen niet op tijd betalen
  •  Je moet betalingen uitstellen vanwege andere betalingen
  •  Je hebt niet genoeg geld voor noodzakelijke investeringen of uitbreiding
  •  je kredietverschaffer wordt kritischer, waardoor je minder eenvoudig geld kunt lenen
  •  je klanten haken af waardoor je minder orders of opdrachten krijgt
  •  je klanten betalen traag of helemaal niet, of ze gaan failliet
  •  je omzet blijft achter
  • je kunt uren of kosten niet doorberekenen vanwege geschillen
  •  je debiteurenbeleid schiet te kort
  •  je rekent te lage (uur-)tarieven bij mogelijk stijgende kosten
  •  je hebt hoge privébestedingen in relatie tot de inkomsten uit je bedrijf

Gemeenten schelden belastingschulden van zzp’ers voor  bijvoorbeeld afvalbelasting soms kwijt, wanneer  de zzp’er door de armoedegrens is gezakt. Ongeveer een vijfde van de zzp’ers leeft onder de armoedegrens. Per gemeente is het verschillend in hoeverre zij meegaan in aanvragen van zelfstandige ondernemers om geen lokale belastingen meer te hoeven afdragen.

Wanneer echter de inkomsten dusdanig gedaald zijn dat je in aanmerking komt voor dergelijke regelingen dan is misschien toch beter om te onderzoeken of er geen ingrepen in de bedrijfsvoering nodig zijn. Wellicht moet je andere markten aanboren of opnieuw investeren.

Maar wanneer je de Gemeentelijke lasten niet kunt opbrengen, dan zal dit zonder extra financiering niet mogelijk zijn.

  • Sinds de crisis zijn de banken niet meer zo gul met het verstrekken van leningen. Zorg er dus voor dat het ondernemersplan aan alle voorwaarden voldoet en goed en foutloos is geschreven. Het zelf al hebben van een startkapitaal telt ook mee. Hoe meer kapitaal je zelf kunt investeren, hoe groter de kans dat je een krediet krijgt.

Voor financiering kun je onder andere terecht bij:

  • MKB (Borgstellingskrediet)
  • Qredits Microfinanciering. Een lokaal Microfinanciering-ondernemerspunt waar kredieten worden  verstrekt
  • Stichting Microkrediet Nederland. Hierbij kun je onder bepaalde voorwaarden krediet (maximaal 50.000 euro) aanvragen, maar het is ook mogelijk om begeleiding, coaching en advies voor, tijdens en na de start van je onderneming te krijgen. Ook hier geldt dat je ondernemingsplan ‘haalbaar’ moet zijn.
  • Venture Capitalists. Investeerders die alleen bij een zeer hoog rendement investeren en bij voorkeur gericht op jonge bedrijven in de biotechnologie en technische sector. 
  • Peer to Peer-financiering, waarbij een bestaande ondernemer een starter in dezelfde sector helpt bij de financiering. (Bijvoorbeeld Equitalis)
  • Bezoekers via social media bewegen om een klein bedrag te investeren of vooruit te betalen op je product
  • Crowdfunding

Door als startende ondernemer zelf te bezuinigen en zelf je onderneming te financieren (Bootstrapping) bijvoorbeeld door zuinig te leven, in te teren op je spaargeld, een tweede hypotheek, een deeltijdbaan, thuiswerken, etc. Het gaat bij bootstrapping om kleinere bedragen en is dus een manier van zelf-financiering voor het begin, maar uiteindelijk zal je voor het verkrijgen van grotere bedragen toch naar de eerder genoemde bronnen moeten.

  • Voor kapitaal kun je soms ook terecht bij ex collega’s, goede vrienden en familie. Met een goed idee en een gedegen bedrijfsplan zijn er wellicht mensen in je omgeving die bereid zijn je onderneming financieel te ondersteunen. Spreek wel altijd goed af voor welke termijn en doelen het geld nodig is. En laat zoveel mogelijk alles officieel vastleggen om later problemen of discussies te voorkomen.
  • The NextWomen. Vrouwelijke investeerders en ondernemers kunnen voor ondersteuning en stimulering terecht bij investeringsfonds ‘The NextWomen Crowd Fund’. Het fonds is van The NextWomen, een community van investeerders, entrepreneurs en adviseurs.
  • Er zijn diverse startersregelingen en subsidies. Informeer hiernaar bij het Gemeentehuis of zoek op het Internet.

Startupbootcamp is een drie maanden durend acceleratorprogramma voor starters in de online media en de technologiesector. De organisatie laat starters in contact komen met mentoren en investeerders in deze branche. Daarnaast ontvangen de bedrijven een vorm van seed funding en werk je als starter intensief samen met coaches en andere starters.

  • Rockstart wil startende ondernemers in Amsterdam stimuleren met een ‘startupacademie’ waarmee talentvolle ondernemers van binnen en buiten Europa een snelle groei van hun startende onderneming kunnen realiseren in een opleiding van honderd dagen.    Gedurende die periode ondersteunt Rockstart een selecte groep start-ups bij de start van hun bedrijf en zorgt onder meer voor bedrijfsruimte, intensieve begeleiding van ervaren entrepreneurs en een drie weken durende zakenreis naar Silicon Valley (inclusief een verblijf op de Google Campus)
  • Founder Institute helpt startende ondernemers bij het versneld opzetten van hun bedrijf. In een programma van dertien weken volg je een stoomcursus ondernemen en word je intensief gecoacht. Ondernemers werken daarbij onder andere aan hun persoonlijke ontwikkeling, maar er wordt ook veel aandacht besteed aan business development, presentatietechnieken en leiderschap, om ‘een sterk gevoel voor business te ontwikkelen’.
  • Startup Weekend. Deze Amerikaanse organisatie gaat uit van het principe dat er in een weekend vol geïnspireerde bijeenkomsten uitstekende business ideeën kunnen ontstaan. Tijdens een Startup Weekend worden bijeenkomsten georganiseerd waar starters, ervaren ondernemers en specialisten op (bijvoorbeeld) technisch of marketinggebied bij elkaar komen. Er worden groepen gevormd die elk spontaan aan de slag gaan met een ander business idee en op zondagavond uiteindelijk hun plan presenteren. Voor ondernemers ook een uitstekende mogelijkheid om onderling te netwerken.
  • Lean Startup Machine in Rotterdam is een van oorsprong Amerikaans begeleidingsinitiatief om startende ondernemers samenbrengen. Het idee hierachter is dat er veel mogelijkheden zijn voor starters in deze regio, maar dat starters van elkaar niet weten wat ze doen en wat ze aan elkaar kunnen hebben. Er wordt uitgegaan van het principe dat een bedrijfsidee wordt getoetst en afgeslankt om aansluiting met de markt te vinden.
  • nReduce vertoont op bepaalde vlakken overeenkomsten met veel andere incubators en accelerators, maar hierbij speelt niet de selectie, maar de interactie met andere vergelijkbare starters een grote rol. Deelnemende starters hoeven in ruil voor de coaching niet, zoals bij veel andere programma’s gebruikelijk is, een deel van hun aandelen af te staan. nReduce organiseert gedurende een periode van tien weken avonden waarop de deelnemers bij elkaar komen om de ontwikkeling van hun bedrijf te bespreken. Deelname is kosteloos; de enige voorwaarde van nReduce is dat de startups blijvend vooruitgang moeten boeken.

De MIT-regeling van de overheid is bedoeld om het mkb meer te betrekken bij de topsectoren van de Nederlandse economie. In Limburg is dat tuinbouw en agrofood, in Noord-Brabant hightechsystemen en materialen. Mkb-ondernemers kunnen via de MIT-regeling een beroep doen op ondersteuning voor bijvoorbeeld een haalbaarheidsstudie om hun product of techniek verder te ontwikkelen.

Ondersteuning

Op initiatief van 36 brancheorganisaties en vakbonden wordt voor Kleinschalige ambachtelijke ondernemingen als goud- en zilversmeden, dakdekkers, glazenwassers, pedicures, stratenmakers en schoenherstellers het Centrum voor de Ambachtseconomie opgericht. De ambacht sector groeit. Aan het Centrum voor

Ambachtseconomie betalen ambachtslieden geen verplichte heffingen meer. De jaarlijkse bijdrage is circa 30 euro en daarvoor ontvang je specifieke ondersteuning met betrekking tot branchecodes, wet- en regelgeving en veilig en gezond werken. Het Centrum voor Ambachtseconomie start per 1 januari 2015.

Aanbesteding

Wanneer de overheidsinstantie een opdracht uitzet dan doen ze dit met een voor hen verplichte aanbestedingsprocedure. Sinds de nieuwe Aanbestedingswet kunnen ook kleinere of samenwerkende ondernemers projecten binnenhalen.

Vaak gaan aanbestedingen over grootschalige projecten zoals de aanleg van wegen. Europese aanbestedingsregels kunnen afwijken van nationale aanbestedingsregels en  Aanbestedingen kun je trouwens doorgaans onderverdelen in 3 soorten projecten:

Bouwkundige opdrachten, zoals de aanleg van een spoorwegovergang of herstelwerkzaamheden aan bruggen of aquaducten ed.

Diensten, zoals inhuur van adviesbureaus, juristen, vertalers, en dergelijke, maar ook bijvoorbeeld een verhuizing, inrichting of trainingsprogramma.

Levering van goederen zoals, printers, computers, koffieautomaten of vervoermiddelen.

Bij aanbestedingsprocedures zijn er 3 onderdelen:

  • de aankondiging/publicatie
  • de inschrijving
  • de gunning

Wanneer je wilt inschrijven op een aanbesteding moet je geregistreerd zijn op TenderNed, het officiële aanbestedingskanaal van de Overheid. Als geregistreerd lid kun je dan het volledige aanbestedingsproces digitaal doorlopen, inclusief het inzien van de stukken (bestek) en het indienen van de offerte.

Er zijn bij elke aanbesteding uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen waaraan je als uitvoerende partij aan moet voldoen. In het bestek staat omschreven waarop je je moet inschrijven en welke gegevens en bijlagen daarvoor nodig zijn. De offerte moet tijdig worden ingediend en kent een deadline en een dag te laat betekent dat je kans is verkeken.

De aanbesteding kan openbaar zijn en heet dan een algemene en openbare procedure, waarvoor in principe iedereen zich mag aanmelden. Daarnaast zijn er ook niet-openbare aanbestedingen waarop partijen zich kunnen inschrijven, waarna een selectie volgt, waarbij ten minste 5 potentiële opdrachtnemers een bestek krijgen en een offerte mogen indienen, waarna de opdracht aan tot slot iemand zal worden ‘gegund’.

Tot slot is er nog een onderhandse aanbesteding, waarbij inschrijving alleen mogelijk is voor minimaal 2 en maximaal 5 partijen die hiervoor speciaal worden uitgenodigd.

Op Rijksoverheid.nl vind je alle informatie over aanbestedingsregels en actuele ontwikkelingen op dit gebied. Op Tenderned.nl is, het belangrijkste aanbestedingskanaal, kun je jezelf registreren en aanmelden voor nieuwe opdrachten.

Ook op lokale Gemeentelijke websites wordt vaak vermeld welke voorwaarden van toepassing zijn op uitstaande aanbestedingen.

Voor nog meer overheidsopdrachten kun je op het internet naar:

  • pianoo.nl/aanbestedingskalender.nl
  • aanbestedingsmonitor.nl
  • aanbestedingenonline.nl
  • europeseaanbestedingen.eu

Liquiditeitsbegroting

Het is verstandig om te weten welk bedrag er in je onderneming binnenkomt, hoeveel er uitgaat en wat er overblijft. Dit doe je met liquiditeitsbegroting.

Zo’n begroting geeft inzicht in je geldstromen zodat je kunt zien welk bedrag je nodig hebt om de vaste lasten te betalen en hoeveel je reserveert voor onverwachte uitgaven. Een onderneming moet altijd beschikken over voldoende liquide middelen die direct gebruikt kunnen worden.

In een liquiditeitsbegroting staan de geldstromen die er in je bedrijf in- en uitgaan. Dat zijn de inkomsten en uitgaven.

Je kunt je begroting maken voor het komende jaar, een half jaar of zelfs een maand.

Bij het opstellen moet je bedenken hoe ver je vooruit wilt kijken. In een begrotingen staan drie soorten inkomsten en uitgaven.

  1. Cash geld uit normale bedrijfsactiviteiten, gekoppeld aan dagelijkse bedrijfsactiviteiten, zoals de inkoop en de omzet.
  2. Cash uit investeringen. Dit bedrag komt voort uit de verkoop van gebouwen of inventaris, dus om duurzame zaken waar je eerder in hebt geïnvesteerd.
  3. Cash uit financiering. Dat is de geldstroom van en naar schuldeisers en het aandelenkapitaal. Alle bedragen moeten inclusief b.t.w. vermeld worden.

Als je deze verwachte geldstromen bij elkaar optelt, kun je inschatten hoe je financiën er straks uit zullen zien.

Als je de netto toename met de huidige cashpositie vergelijkt, weet je hoe liquide je onderneming naar verwachting zal zijn. En dan weet je meteen of je nog iets aan moet doen.

Wanneer je de verwachtingen naast de daadwerkelijke uitkomst legt, wordt duidelijk of je inschattingen realistisch waren en kunnen de komende begrotingen bijgesteld worden.

Ook moet je er rekening mee houden dat sommige klanten later of niet betalen. Gemiddeld duurt het een tot drie maanden voordat een factuur betaald wordt. Ook verminderde of zelfs ontbrekende inkomsten in de vakantieperiode, moet je meerekenen.

Personeel

Voor een startende en kleine ondernemer is het aannemen van personeel een van de grootste bedrijfsrisico’s. Met het aannemen van personeel in dienst neem je veel verantwoordelijk op je nek en krijg je te maken met allerlei obstakels als zwangerschap, ziekte, conflicten, ontslag, promotie, evaluatiegesprekken, sociale lasten, etc.

Wordt je medewerker ziek, dan ben je wettelijk verplicht om twee jaar lang minimaal 70 procent van het loon door te betalen.

Wanneer je medewerkster in verwachting raakt betaal je het loon door tijdens het zwangerschapsverlof. Op grond van de Wet arbeid en zorg (WAZO) dekt het UWV de kosten van dit zwangerschapsverlof.

Bij ziekte wordt van jou als werkgever een actieve houding verlangd en moet je begeleiding voor je werknemer door een arbodienst of bedrijfsarts regelen en moet je op tijd de ziekmelding bij het UWV aangeven. Blijft je werknemer langer ziek, dan geldt een stappenplan.

Na 6 weken moet de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse kunnen maken. Na 8 weken maak jij samen met je werknemer een plan van aanpak. Hierin staan jullie afspraken over re-integratie van je werknemer binnen het bedrijf.

Professionele begeleiding bij re-integratie kun je inkopen bij een re-integratiebureau. Dit vergroot zeker de kans van slagen, maar brengt wel kosten met zich mee.

Bij een geslaagd re-integratietraject behoud jij je werknemer. Slaagt het niet, zorg dan wel dat je aan alle eisen van het UWV hebt voldaan. Schiet je namelijk tekort in de begeleiding, dan moet je na twee jaar ziekte ook nog een derde jaar het loon doorbetalen.

Ben je als werkgever je verplichtingen nagekomen, dan mag je na twee jaar ziekte de werknemer ontslaan op grond van art. 7:670 lid 1a BW. Wél ga je dan een hogere WGA premie aan het UWV betalen.

Met ingang van 2014 geldt die verplichting ook voor flexwerkers die arbeidsongeschikt uit dienst gaan. Je blijft verantwoordelijk tot minimaal twaalf jaar na de eerste ziektedag. Vergeet niet om je voor deze risico’s te verzekeren.

Wanneer je een ernstig conflict hebt met je medewerker en je komt er samen niet uit, dan  helpt mediation je wellicht aan een oplossing. Een mediator is niet goedkoop en je moet daarom proberen om die kosten met je werknemer te delen. De Raad voor Rechtsbijstand verstrekt je werknemer soms subsidie.

Werkt de mediation niet, dan kun je een ontslagaanvraag bij het UWV indienen. Wil je een snellere procedure en op staande voet ontslaan dan biedt art. 7:685 BW de mogelijkheid het ontslag via de kantonrechter te regelen. Je moet dan wel een ontslagvergoeding betalen, die hoger kan uitvallen als je geen mediation hebt geprobeerd. Een ontslag kan dan voorbarig bevonden worden en wordt je al snel aangerekend.

Voor een ontslagaanvraag via de kantonrechter moet je goede gronden hebben. Gaat het om een slecht functionerende medewerker dan ben je verplicht om eerst dit functioneren te verbeteren en oplossingen te zoeken.

Zelfs diefstal of bedreiging is geen grond voor ontslag op staande voet wanneer er geen hard bewijs of een veroordeling aan ten grondslag ligt.

Pas wanneer je meerdere functioneringsgesprekken hebt gevoerd zonder positief resultaat, rechtvaardigt het dossier wellicht een ontslag, maar dan nog blijft het lastig en ongewis. Je zaak wordt gewonnen of verloren aan de hand van een zorgvuldig opgebouwd dossier. In de praktijk kom je makkelijker aan personeel dan er van af.

Webwinkel

Steeds vaker koopt de consument via het internet. Het is gemakkelijk en snel en webwinkels zijn goedkoper omdat er minder overheadkosten zijn.

Het voordeel is dat je geen bedrijfspand nodig hebt wanneer je de voorraad beperkt kunt houden, je afzetmarkt niet locatie-gebonden is en je dus vanuit huis kunt werken. Nadeel is dat je minder persoonlijk contact met klanten zult hebben en dat de concurrentie moordend is. Om als Webwinkel succesvol te kunnen zijn moet je ergens in gespecialiseerd zijn en kunnen concurreren met Webwinkels als Wehkamp, Bol.com en Zalando of er deel van uit maken. Slechts 1 op de 5 ondernemers kan van een webwinkel rondkomen van de opbrengst. 80 procent van hen heeft zelfs nog nooit een modaal inkomen verdiend met hun webwinkel.  Ongeveer de helft heeft een jaaromzet van nog geen 10.000 euro. Bijna één op de drie heeft nog nooit een euro winst gemaakt. De laatste tijd zijn er steeds meer “dozenschuivers”. Dat zijn verkopers die de bestelde goederen zelf niet hebben maar bij een bestelling zelf als order plaatsen bij een ander bedrijf en deze dan rechtstreeks of indirect aan de klant versturen met een kleine marge. De overlevingskansen voor een webwinkel zijn klein en na vier jaar bestaat nog 41 procent van de gestarte online ondernemingen. De verklaring daarvoor ligt deels in het feit dat veel webwinkels de winkel naast hun normale baan of studie runnen. Voor veel mensen is een webwinkel iets wat je er bij doet, een hobby of een bijverdienste. Uit onderzoek is ook gebleken dat een gebrek aan samenwerking tussen webwinkels en logistiekbedrijven een van de redenen dat webwinkels failliet kunnen gaan.

Ondanks de aanhoudende groei van de ecommerce-markt, is de logistiek wat achtergebleven. Webwinkels richten zich meer op de verkoop dan op de logistiek en efulfilmentbedrijven bieden zich te weinig aan. Webwinkels kunnen e-fulfilmentbedrijven nog niet goed vinden en lijken elkaar ook vaak niet te begrijpen. De kosten van de uitlevering staan vaak op gespannen voet met de verkoopprijzen. Verder kan een Webwinkel niet zonder publiciteit en bekendheid. Dus zal je een Google Adwords advertentie nodig hebben en er voor moeten zorgen dat je vindbaar bent op zoveel mogelijk zoekmachines. (SEO)

Wanneer je de Webwinkel laat bouwen door een ander bedrijf, dan mag je de site pas zelf wijzigen wanneer je het auteursrecht hebt verkregen en door de bouwer officieel aan jou is overgedragen. Voor je Webwinkel heb je een domeinnaam en een webshop programma nodig. Ook heb je abonnementen nodig op betaalsystemen als ideal, zetlle en/of creditcardmaatschappijen.

Wanneer je ook aan het buitenland wilt leveren krijg je te maken met im- en exportportregels, btw, vat etc. Houd er ook rekening mee dat kopers een bedenktijd hebben van minstens 7 tot 14 werkdagen. 

Goede leverings- en verkoopwaarden zijn een must evenals een waarmerk van een van de goedkeuringsinstanties. 

Je moet zorgen voor een klachtenprocedure en producten die gebreken vertonen kunnen vervangen of repareren.

Aan het eind van elke bestelling moet er een totaaloverzicht getoond te worden van alle ingevoerde gegevens, voordat de bestelling definitief wordt geplaatst.

De koper moet deze kunnen corrigeren. Persoonsgegevens moeten via een beveiligde verbinding (SSL-certificaat) worden verzonden en er moet de kopers een mogelijkheid worden geboden om minimaal 50% van het bedrag achteraf te betalen.

Commerciële e-mails en nieuwsbrieven aan kopers mogen alleen met hun uitdrukkelijke toestemming worden verzonden. Verder worden er door de verschillende      goedkeuringsinstanties  nog aanvullende eisen gesteld.

Je bent verplicht om op de site/Webwinkel te vermelden:

  • Je bedrijfsnaam
  • je adres, telefoonnummer (en indien aanwezig faxnummer)
  • je e-mailadres
  • je registratienummer Kamer van Koophandel
  • je btw-identificatienummer
  • de belangrijkste kenmerken van je product(en) (bijvoorbeeld typenummer van het product, kleur) te melden
  • de prijs van je product inclusief alle belastingen
  • de afleverkosten en levertijd
  • de wijze van betaling, aflevering of uitvoering
  • de termijn voor aanvaarding aanbod

(meestal 14 dagen)

  • de verschillende technische stappen tot het sluiten van de overeenkomst met herstelmogelijkheden om ongewilde handelingen ongedaan te maken
  • de algemene voorwaarden en
  • de bedenktijd
  • een privacyverklaring (waarin staat dat de koper het recht heeft persoonsgegevens in te zien en te corrigeren)

Je klanten hebben (bijna altijd) recht op een zichttermijn, of bedenktijd waarbinnen de klant het aangeschafte product zonder opgaaf van reden of enige verplichting terug kan sturen. Dit geldt voor het verkopen via internet, e-mail, postorderbedrijf, telefoon en bestelbonnen.

Je mag hiervoor geen kosten in rekening brengen of eisen dat de verpakking ongeopend moet zijn. Je mag wel bepalen dat de verzendkosten voor retourzending voor rekening van de koper zijn.

Wanneer je bezoekers van je webwinkel niet informeert welke bedenktijd je aanhoudt wordt deze automatisch verlengd tot drie maanden. De bedenktijd gaat in zodra je klant het product heeft ontvangen.

Wanneer je de producten levert, moet de afgesloten overeenkomst schriftelijk of op een duurzaam toegankelijke gegevensdrager orden meegeleverd compleet met garantiebewijs en informatie over de mogelijkheid en wijze waarop de koop ontbonden kan worden. Je klant kan de overeenkomst ontbinden wanneer deze is gesloten als gevolg van een onduidelijk stappenplan. Zolang de klant nog geen bevestiging heeft ontvangen, heeft deze het recht de overeenkomst te ontbinden. 

Heb je een internetsite waarmee je regelmatig zakelijk op internet adverteert of handel je op Marktplaats of Facebook  of heb je activiteiten als affiliate en  verdien je daar geld mee dan word je door de belastingdienst al snel aangemerkt als ondernemer. Dit hangt af van verschillende factoren. Zo zijn er verschillen tussen ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting en ondernemer zijn voor de btw. Dat geldt niet voor gratis goederen of diensten, of wanneer je alleen in de hobby- of familiesfeer handelt, maar zodra er sprake is van winst-gevendheid dan is er sprake van inkomsten en ben je voor de inkomstenbelasting een ondernemer.

Voor de inkomstenbelasting zijn er 3 soorten  inkomsten:

  • winst uit onderneming
  • loon uit dienstbetrekking
  • resultaat uit overige werkzaamheden

Waar je online inkomsten onder vallen, hangt af van je zelfstandigheid, je ondernemersrisico, je winstverwachting en de hoeveelheid tijd die je er aan hebt besteed.

Gaan je internetactiviteiten niet om een hobby en ben je niet in loondienst, maar ook geen echte ondernemer, dan zijn het voor de inkomstenbelasting resultaten uit overige werkzaamheden. Je winst wordt op dezelfde manier berekend als bij ondernemers, maar je hebt dan geen recht op de zelfstandigenaftrek of de investeringsaftrek. Al ben je voor de inkomstenbelasting geen ondernemer, dan nog kun je wel ondernemer zijn voor de btw, bijvoorbeeld als je zelfstandig werkzaamheden uitvoert en daar inkomsten uit hebt.

Debiteuren, crediteuren

Je debiteuren zijn de klanten waarvan je geld tegoed hebt en crediteuren zijn de leveranciers die je moet betalen. Zorg dat je facturen op tijd betaald worden en vermeld altijd een uiterste betaaltermijn en geef snelle betalers een betalingskorting en laat trage betalers  kredietbeperking (rente) betalen

Er gaat vaak veel geld, en tijd verloren aan het innen van tegoeden. Daarbij moet je vaak vragen beantwoorden over de levering of deze kunnen bewijzen en geschillen oplossen voordat er bereidheid is tot betaling.

Door een goed debiteurenbeheer of credit management hoef je je geen zorgen te maken over wanbetalers en een negatieve cashflow en kun je het aantal vragen en geschillen over facturen terugbrengen naar een minimum.

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van cashflowbeheer en zorgt ervoor dat je factuurproces soepel verloopt en dat je debiteuren op tijd betalen. Door een goed georganiseerd debiteurenbeheer worden facturen sneller betaald.

Je facturen worden sneller betaald als het beheer in handen is van iemand die goed met klanten overweg kan, harde afspraken kan maken en bevoegd is om betalingsafspraken te maken. Heb je geen tijd om het credit management zelf te regelen dan kun je gebruik maken van factoring.

Een bank of factormaatschappij neemt dan het risico van wanbetaling over en zal vooraf de kredietwaardigheid van je klant onderzoeken en een doorlopend kredietlimiet per klant vaststellen. Nadeel is wel dat je goedwillende belast met extra voorwaarden.

Nieuwe klanten kun je via het handelsregister van de Kamer van Koophandel doorlichten om erachter te komen of je zaken doet met een bestaand bedrijf en je kunt de kredietwaardigheid ook laten checken bij Dun & Bradstreet of een soortgelijke organisatie. Hiervoor moet je wel een abonnement afsluiten.

In je offerte, opdracht- of orderbevestiging kun je vooraf al afspraken maken over de betalingstermijn, die in het ideale geval maximaal 30 dagen zal zijn.

Zorg dat je algemene voorwaarden hebt gemaakt en verwijs er naar in de offerte en de opdrachtbevestiging. In deze voorwaarden kun je betalingskorting, kredietbeperking en rentevergoedingen vastleggen. Hoe eerder je de factuur verstuurt, hoe eerder normaal gesproken de betaling binnen komt.

Wanneer de factuur niet is betaald binnen de afgesproken betalingstermijn, kun je gelijk beginnen met het sturen van een herinnering of bellen met je klant. Vaak is het argument dat het geld onderweg is of dat er klachten zijn over het product of de levering.

Registreer en bevestig de uitgestelde betaling en los eventuele problemen op, zodat je bij de volgende herinnering hieraan kunt refereren.

Is de factuur na de herinnering of het telefoontje nog steeds niet betaald, schrijf dan een sommatie met het factuurnummer, de factuurdatum en de uiterlijke (verstreken) betalingsdatum.

Vermeld duidelijk dat er bij wanbetaling sprake is van een boeterente en invorderingskosten als gesteld in de leveringsvoorwaarden.

Negeert de klant ook deze herinnering en zijn er 6 weken verstreken dan is het tijd een aangetekende herinnering te versturen. Hiermee voorkom je dat de klant ontkent dat hij de aanmaning heeft ontvangen. Wanneer de klant volhard en niet betaalt dan kun je gebruik maken van het eigendomsvoorbehoud en de goederen terughalen. Met dit recht van reclame kun je de door jou geleverde goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betalingstermijn terugvorderen als je debiteur niet betaalt.

Je kunt ook gebruik maken van het opschortingsrecht, zodat je zelf geen verplichtingen of diensten hoeft na te komen, totdat je debiteur betaalt, waarbij de opschorting wel redelijk moet zijn.

Wanneer je klant niet in staat is om te betalen kun je een betalingsregeling voorstellen, waarbij je de gemaakte afspraken schriftelijk vastlegt met de bepaling dat als je debiteur zich niet aan de regeling houdt dat de vordering geïnd zal worden door een incassobureau of deurwaarder.

Wanneer de betaling definitief uitblijft, dan kun je bij de belastingdienst de btw die je hebt betaald weer terugvorderen. Dit verzoek moet je in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening doen en met bewijsstukken van de oninbaarheid van de vordering.

De maximale betalingstermijn van facturen is nu standaard 30 dagen, tenzij anders vastgelegd tussen de twee partijen.

Belangenorganisatie Zelfstandigen Bouw heeft voor leden een zwarte lijst met wanbetalers opgesteld met de namen van personen en bedrijven met wie je als zzp’er beter geen zaken kunt doen en waarbij de zzp’ers kunnen fluiten naar hun geld. Zelfs met een incasso of rechtsgang is er wel voor gezorgd dat bij de bv’s waarvoor ze hebben gewerkt niets meer te halen valt.

Voor de Belastingdienst ben je verplicht een administratie bij te houden, waarin je vastlegt hoe en hoeveel btw je hebt afgedragen en dit alles in je administratie vast te leggen. 

Facturen moeten wettelijk de volgende gegevens bevatten:

  • datum uitreiking factuur
  • factuurnummer (de nummering moet doorlopend zijn)
  • je naam, adres en btw-identificatienummer
  • naam en adres van de klant (in buitenlandse transacties is het btw-identificatienummer vereist.
  • Het btw-identificatienummer is ook vereist als er sprake is van verlegging van btw – de btw wordt geheven van de afnemer.)
  • omschrijving van de prestatie
  • datum van de prestatie
  • datum waarop een eventuele vooruitbetaling is gedaan
  • de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of diensten
  • bij verschillende prestaties moet je telkens het van toepassing zijnde btw-tarief vermelden
  • de eenheidsprijs exclusief btw en de eventuele kortingen
  • btw-tarief (0%, 6% of 21%) en btw-bedrag in euro’s
  • eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in het geval van creditnota’s en ontvangen voorschotten)
  • indien van toepassing een verwijzing naar de vrijstelling die geldt of de intracommunautaire levering die onder het nultarief valt. Wordt de btw geheven van de afnemer, dan dient “btw verlegd” op de factuur vermeld te worden
  • indien de bijzondere regeling voor reisbureaus wordt gehanteerd dient “bijzondere regeling reisbureaus” op de factuur te worden vermeld
  • wanneer de margeregeling van toepassing is dient “bijzondere regeling kunstvoorwerpen” of “bijzondere regeling voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”

Een factuur moet een opvolgend nummer hebben waarbij er geen nummers mogen ontbreken. Foutieve facturen moet je dus ook bewaren en correcties toepassen door de factuur terug te nemen, of te crediteren en een nieuwe te maken. De teruggenomen factuur moet je in je administratie bewaren. In facturen die corrigerend zijn bedoeld, moet je duidelijk verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.

Verder zijn er nog veel meer regels die van toepassing kunnen zijn zoals;

  • wanneer de afnemer die een prestatie afneemt, de factuur uitreikt in plaats van jijzelf, die de prestatie verricht. Op de factuur moet dan staan “factuur uitgereikt door afnemer”.
  • wanneer er sprake is van een vrijstelling
  • wanneer het    gaat om    een   intra-

communautaire levering die onder het nultarief valt

  • wanneer de btw wordt geheven bij de afnemer (“btw verlegd”)
  • wanneer de “bijzondere regeling voor reisbureaus” wordt gehanteerd

De op de factuur aangegeven btw ben je verschuldigd op het moment dat je de factuur uitreikt of had moeten uitreiken. Daarbij komt dat het te laat uitreiken van een factuur gevolgen heeft voor de aftrek van voorbelasting bij de afnemer: deze heeft pas recht op aftrek zodra hij of zij de factuur ontvangen heeft. Voor verschillende, afzonderlijke leveringen of diensten kan een periodieke factuur worden opgemaakt, mits de periode waarop de factuur betrekking heeft niet langer is dan een kalendermaand.

Crediteuren

Je crediteuren zullen vaak dezelfde eisen stellen als jij aan je debiteuren. Hou er dus rekening mee dat je de ontvangen facturen op tijd controleert en betaald. Kijk uit voor spookfacturen. Dat zijn facturen die aan je worden verstuurd voor niet bestaande advertenties of abonnementen.  Deze facturen lijken vaak bedrieglijk echt door nagemaakte logo’s of bekend voorkomende bedrijfsnamen.

Wanneer je op tijd betaalt voorkom je incasso’s en extra kosten. Je voorkomt ook dat je op een zwarte lijst komt te staan en dat je een levering die je dringend nodig hebt later of helemaal niet meer geleverd krijgt. Crediteuren kunnen naast schuldeisers ook debiteuren ofwel klant worden. Je goede naam en betalingsgedrag zal in ieder geval zorgen voor een goede eerste indruk en goede naam.

Wanneer je een factuur ontvangt die niet juist is, reageer dan meteen schriftelijk en leg vast wat eraan schort. Leg het niet uit boosheid of frustratie weg. Sommige facturen hebben betalingskorting wanneer je binnen een paar dagen betaald. Gebruik dit want dat rentepercentage zal je bij je bank niet snel ontvangen.

Wanneer er kredietbeperking berekend wordt, protesteer hier dan tegen en zorg in ieder geval dat je dit aftrekt en binnen de gestelde tijd betaald.

Wanneer de leverancier dit berekend kun je hier meestal over onderhandelen, want het is een oneigenlijk toeslag op je factuur.

Leveringsvoorwaarden

Alle voorwaarden en regels die jij als ondernemer wilt laten gelden zoals de levering, betaling, aansprakelijkheid, eventuele reparaties, garantietermijn moeten bekend zijn aan je klanten en leveranciers. Het is belangrijk om jouw algemene voorwaarden op tijd kenbaar te maken, dus bij voorkeur wanneer je de offerte verstuurt. Je moet zoveel mogelijk voorkomen dat er bi problemen wordt gezegd dat ze er niet van wisten, dus zet ze ook op je website. Het is wettelijk verplicht is om, vóórdat je een overeenkomst aangaat met een andere partij, deze de mogelijkheid moet hebben gehad om van de voorwaarden af te weten en door heeft kunnen lezen.

Algemene voorwaarden beschermen je tegen veel voorkomende risico’s en mogelijke claims die op je pad kunnen komen. Ook mogelijke problemen na het sluiten van een overeenkomst met een klant kunnen zo mogelijk worden voorkomen, omdat je er naar kunt verwijzen.

De inhoud hangt af van de branche waarin je onderneemt en de diensten die je wilt gaan leveren.

Je kunt er voor kiezen om de algemene voorwaarden zelf op te stellen, maar verstandiger is om dit te laten doen door een juridische professional of bureau. Sommige branche- of beroepsverenigingen hebben voor jou verplichte voorwaarden.

Gebruik niet zomaar de voorwaarden van een ander bedrijf in jouw branche omdat deze verouderd kunnen zijn of dat er voorwaarden in staan die totaal niet op jouw onderneming van toepassing zijn, terwijl andere bepalingen mogelijk juist ontbreken of onvolledig zijn. Particulieren hebben wettelijk meer bescherming dan bedrijven, hiervoor zijn er in de wet een grijze en een zwarte lijst met bedingen die niet of alleen in uitzonderlijke gevallen rechtsgeldig zijn.

Wanneer je dus van plan bent om zowel zaken te doen met bedrijven als particulieren, dan zou je twee verschillende algemene voorwaarden op kunnen stellen, of in ieder geval in de voorwaarden duidelijk onderscheid kunnen maken tussen deze twee soorten klanten of opdrachtgevers. Je moet vervolgens de voorwaarden rechtsgeldig maken door ze openlijk beschikbaar te stellen en ze te deponeren bij de kamer van Koophandel. Bij grotere transacties is het raadzaam om apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen. Aan het deponeren van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel zijn wel jaarlijkse kosten verbonden. Dit kost je zo’n achttien euro per jaar. Bij deponering worden jouw algemene voorwaarden in ieder geval altijd voorzien van een datum en een nummer: het bewijs dat je tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden hebt veranderd. Hierdoor sta je later altijd een stuk sterker bij eventuele conflicten.

De wet stelt eisen aan algemene voorwaarden:

  • Je moet je algemene voorwaarden “ter hand stellen” aan je (potentiële) klant zodat deze ervan kennis kan nemen (informatieplicht).
  • De inhoud van je algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor je (potentiële) klant.

Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als je de aansprakelijkheid te ver beperkt.

Voorkom dat een bepaling in geval van een conflict door de rechter ongeldig wordt verklaard, omdat de bepaling onredelijk bezwarend is.

De informatieplicht houdt in dat je (potentiële) klant de voorwaarden moet ontvangen voordat jullie een overeenkomst aangaan. De klant moet instemmen met de voorwaarden, dat kan stilzwijgend of nadrukkelijk.

Je kunt op verschillende manieren aan de informatie-plicht voldoen, bijvoorbeeld door je algemene voorwaarden te overhandigen, vooraf toe te sturen of op de achterkant van het contract of de offerte te printen.  Om dit soort risico’s van aansprakelijkheid als gevolg van het niet nakomen van een verplichting in een overeenkomst te beperken is het noodzakelijk  om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

Met een Aansprakelijkheidsverzekering voor Bedrijven (AVB) dek je de schade die kan ontstaan tijdens de uitoefening van je bedrijf. Schade die je berokkent aan personen of andermans goederen, of schade die ontstaat door jouw toedoen, is dan verzekerd.

Een AVB is niet verplicht maar wel een must. In combinatie met goede algemene voorwaarden dek je je goed in tegen mogelijke claims.

Merkbescherming

Wil je voorkomen dat een andere partij met je merk of vinding aan de haal gaat, dan kun je juridisch gezien maatregelen treffen. Je kunt het officieel laten vastleggen.

Je merk is een teken waarmee je jouw producten of diensten kunt onderscheiden van die van je concurrenten. Werk aan de naamsbekendheid door de merknaam en het bijbehorende logo in al je zakelijke communicatie te laten terugkomen. Dus niet alleen op je website en visitekaartjes, maar ook op je briefpapier en andere uitingen zoals bijvoorbeeld op de auto’s van de zaak.

Voor merkbescherming moet je zijn bij het BeneluxBureau voor de Intellectuele Eigendom, (BOIP) waar je niet alleen meer informatie kunt vinden over hoe jouw merk het beste kunt beschermen, maar waar je ook het exclusieve recht op een merk, tekening of model officieel kunt laten registreren. Eenmaal geregistreerd bij het BOIP is voor circa 240 euro jouw merk verlengbaar voor een periode van tien jaar wereldwijd beschermd. Het BOIP heeft het recht om je inschrijving af te wijzen wanneer je merk of logo in strijd is met de openbare orde of niet onderscheidend genoeg is ten opzichte van anderen. De procedure bij het BOIP duurt een maand of vier.

Er zijn verschillende wetten die gaan over het merkenrecht, octrooirecht en auteursrecht.

Merkenrecht: een merk is een teken om producten of diensten van een onderneming te onderscheiden.

Door het octrooirecht kun je een uitvinding beschermen Anderen mogen dan ongevraagd geen geld verdienen aan jouw uitvinding

Het auteursrecht (copyright) beschermt werken van letterkunde, wetenschap of kunst. Boeken, films, sieraden, en dergelijke worden wettelijk beschermd. Het werk moet wel zintuiglijk waarneembaar zijn. Dus het moet gelezen, gehoord of gezien kunnen worden en moet origineel zijn: de hand van de maker moet herkenbaar zijn.

Een octrooi of patent beschermt dus de technische oplossingen        in      een   nieuw         product      of productieproces en     hebben      anderen     jouw toestemming nodig om de uitvinding toe te passen, te produceren of te verkopen. Een octrooi beschermt je uitvinding gedurende een periode van (maximaal) twintig jaar.

Je kunt hiervoor terecht bij het Octrooicentrum Nederland waar het ook mogelijk is om één of meerdere van de zestig miljoen opgeslagen octrooidocumenten kosteloos te raadplegen.

In Nederland is geen enkele formaliteit vereist voor het krijgen van auteursrecht. Je hoeft daarvoor niets aan te vragen of te registeren, maar om te bewijzen dat het auteursrecht bij jou ligt, kun je het werk laten registreren bij de dienst Registratie en Successie van de Belastingdienst.

Auteursrecht is middels een akte overdraagbaar op andere organisaties of individuen. Als auteur kun je er ook bewust voor kiezen om anderen toestemming te verlenen om via een zogenoemde ‘creative commons-licentie’ je werk te verspreiden, met anderen te delen of te bewerken. Het opgeven van de rechten is in dat geval niet nodig.

Wil je ook zaken doen in het buitenland, dan is het wijsheid om al bij het bedenken van een passende merk- of productnaam na te denken over de internationale betekenis.

Marketing, reclame en PR

Je kunt je bedrijf onder de aandacht brengen en hiervoor verschillende marketingtools inzetten, zoals advertenties plaatsen, je profiel plaatsen op een platform voor ondernemers, of (gratis publiciteit) verkrijgen in een artikel in een tijdschrift of krant of website.

Marketing gaat dus voornamelijk om het promoten van je product of dienst. Marketing en reclame laat je klant kennismaken en vertrouwd raken met je merk, product of dienst. Met een goede marketingstrategie en door het inzetten van alle mogelijke platforms (print, online, radio & tv etc.) kun je meer mensen in je doelgroep bereiken.

Het schrijven van een marketingplan is een eerste stap naar het bepalen van de juiste doelgroep en afzetmarkt. Ook marktonderzoek is nodig als je zeker wilt weten dat er een goede markt is voor je product of dienst. Ook moet je werken aan het ontwerpen van een bedrijfslogo.

Marketing begint met het vergaren van informatie over je doelgroep, de markt, concurrenten en je product of dienst middels een enquête onder bestaande en/of potentiële klanten.  Onderzoek wat je doelgroep vindt van je product of dienst. Willen ze het kopen en zo nee, waarom niet.

Het afbakenen van je markt is belangrijk wanneer je jouw marketingbudget efficiënt wilt inzetten. Je marketingplan moet zich richten op de behoeften van je doelgroep. De verkoop- en communicatiekanalen moeten daarop aansluiten. Onderzoek welke plek jouw product of dienst in de markt inneemt en bekijk of je bijzondere kenmerken hebt  zodat je de kernboodschap over kunt brengen in je campagne.  Een nieuw product of dienst breng je anders aan de man dan een product of dienst dat al langer bestaat.

Bepaal exact de doelgroep maar sluit daarbij niemand echt uit. Mannen, vrouwen, ouderen, jongeren, buurtbewoners, de regio of het hele land. Segmenteren naar doelgroep is een belangrijk deel van je marketingplan. Hou indien van toepassing ook rekening met opleidingsniveau, geloof en sociaal-economische achtergrond, etc. Pas je benadering aan bij je doelgroep en baken het gebied af. Door te weten waar en wanneer je klanten een koopbeslissing maken, kun je jouw verkoop-inspanningen heel specifiek op je doelgroep toespitsen.

Geef genoeg, maar niet teveel geld uit aan marketing want het is een kostenpost en moet zich liefst weer kunnen terugverdienen. Je kunt je doelgroep mailen en een mooie folder sturen over je product of dienst, waarbij je de adresgegevens van je doelgroep eenvoudig haalt uit telefoongidsen of je koopt ze je bij de Kamer van Koophandel (Cendris) of via internet en brancheorganisaties.

Vanuit de respons moet je de respondent ervan overtuigen om een tweede stap te zetten en ze een order laten plaatsen. Gebruik hiervoor een aanbieding of korting of biedt desnoods een no cure no pay deal aan.

Van belang is dat je je bedrijf op een professionele en wervende manier presenteert. Zorg dat het duidelijk is wat je kan betekenen en wat je meerwaarde is.

Acquisitie is het verwerven van nieuwe klanten en opdrachten door het benaderen van potentiële opdrachtgevers.

Nieuwe opdrachten verwerven is belangrijk, want geen opdrachten betekent ook geen inkomsten. Een klant moet weten van je bestaan, je bedrijf en je product of dienst moet vindbaar zijn. Soms voldoet mond-tot-mond reclame, maar in de meeste gevallen zal je zelf nieuwe klanten moeten vinden en benaderen. Bij een acquisitie speelt het opbouwen van een goede relatie met je potentiële klant of  opdrachtgever een grote rol. Acquisitie kost veel tijd en vaak ook geld. Toch is het een belangrijk onderdeel wanneer je je bedrijf wilt laten groeien of wilt zorgen voor continuïteit. Je investeert je tijd en geld in opdrachtgevers die zich later weer dubbel en dwars zullen terugbetalen. Faseer je reclame en je aanbiedingen zodat je een eventuele extra vraag wel aan kan en geen nee hoeft te verkopen.

Je kunt jouw diensten aanbieden op het internet met een website en je moet zorgen dat je website ook vindbaar is voor opdrachtgevers middels zoekmachines zoals Google, Bing, Yahoo, etcetera. Er bestaan bedrijven die zijn gespecialiseerd in zoekmachine marketing en website optimalisatie, (Search engine optimization of SEO) maar je kunt een hoop ook zelf. Belangrijkste factor voor goede vindbaarheid is de inhoud en de titel van je website.

Een mooie website, bijvoorbeeld met WordPress moet aantrekkelijk zijn, niet te lang en met zo min mogelijk tekst. Je kunt adverteren op Google met een AdWords campagne. Je budget exact aangeven of zelfs de advertentie tijdelijk stop zetten.

Met een advertentie kun je jouw bedrijf, een product of een dienst aanprijzen maar ook een gebeurtenis, zoals een opening aankondigen. Advertenties kun je zetten in bladen en kranten maar ook op het internet met een banner. Banners kun je ook uitwisselen met anderen. (Bannerexchange)

Als freelancers of zzp’er moet je er voor zorgen dan dat je vindbaar bent binnen je doelgroep. Gebruik hiervoor social- media als LinkedIn, Instagram, Tiktok, Twitter (nu X) of Facebook. 

Zowel bij offline- als bij online adverteren geldt dat herhaling belangrijk is. De boodschap dringt vaak pas door bij lezers wanneer deze de advertentie minimaal drie maal heeft gezien. Dat is natuurlijk wel goedkoper met een online banner dan drie keer moeten adverteren in een krant of tijdschrift.

Als je een goed verhaal of bijzonder product hebt dan zijn sommige media best bereid om je gratis een redactioneel stuk te geven. Een enkele keer wordt daar wel een advertentie bij  verkocht. Maar dan nog heb je voor weinig geld veel meer ruimte en publiciteit.

Ook kun je journalisten, influencers of bloggers interesseren voor je product door een testproduct weg te geven in ruil voor wat publiciteit. Dat noemen ze barterdeals. Barteren kun je ook door je product of dienst te ruilen voor een ander product of dienst.

Plannen van direct mail en reclamecampagnes

Leg de datum van verzending van je mailing vast en ga zorgvuldig na of er geen factoren, zoals seizoensinvloeden, feestdagen of vakanties zijn in de periode dat je campagne loopt.

Maak een planning voor de productie en overleg met de drukker, de leverancier van de materialen en de afwerker over eventuele haken en ogen aan je plan. Bepaal je doelgroep en bereken of je beschikbare financiële middelen haalbaar zijn voor je geplande campagne. Bereken hierbij alle elementen zoals: tekst, vormgeving, zetwerk, drukwerk, adressenlevering, handling, portokosten en eventuele responsverwerking.

Bepaal exact alle onderdelen van je campagne. Kies een geschikte envelop (met het juiste formaat en gewicht), bandeerstrook, koker of doos,. Let op de stand van naam adres woonplaats (n.a.w. gegevens). Maak vervolgens modellen en controleer of het bij en in elkaar past. Een model is niet alleen bedoeld om het totaalgewicht van je mailing te bepalen (belangrijk voor de portokosten), maar ook om te zien of er onvolkomenheden zijn. Let daarbij ook op het mee printen van een port betaald kader. Verstuur enkele testexemplaren naar potentiele klanten en bel ze na om te vragen wat ze er van vonden.

Op tijd aanleveren en op tijd nabellen is belangrijk om de respons te verhogen. Plan alles zorgvuldig en breng in kaart op welke tijden of dagen je klant het best benadert kan worden.

Het belangrijkste aan je mailing is de brief. Geef door een persoonlijke aanhef en een in de tekst terugkerende persoonsnaam een persoonlijk tintje. Voorkom bij de indeling dat eventuele vouwlijnen door de tekst lopen en zorg voor een goede spellingcontrole en lay-out. Maak het de ontvanger zo gemakkelijk mogelijk om te reageren. Laat de naam en adres gegevens van je respondent mee printen en zorg dat de ontvanger alleen maar hokjes hoeft aan te kruisen. Gebruik het liefst een antwoordnummer zodat ook het retourneren geen drempel hoeft te zijn. Je kunt mailen met je eigen database of adressen inkopen. Een eigen bestand is natuurlijk beter, mits deze up to date is en compleet. Bedenk dat je gehuurde adressen maar eenmaal mag gebruiken. Gebruik het liefst data met de namen van contactpersonen, zodat je de adressen in je brief kunt mergen. Het adresseren van de enveloppen dienst aan bepaalde voorwaarden te voldoen.

Al is de gebruikte database nog zo up-to-date, er zijn altijd retouren door recente verhuizingen of overlijden. Aan de hand van deze retouren kun je de gebruikte bestanden het beste meteen updaten, zodat deze adressen bij een volgende mailing niet opnieuw gebruikt worden.

Geef bij drukopdrachten duidelijk aan welke kleurnummers, welk formaat en welke lettertypes en corpsgroottes je verlangd. Geef ook duidelijk de te gebruiken marges aan. Denk hierbij aan: boven- en ondermarge/linker- en rechtermarge, kop en voettekst en regelafstand. Vermeld welk type envelop op briefpapier je wenst. Niet alleen je presentatie maar ook je drukwerk en huisstijl zijn belangrijk voor een goede publiciteit

Met een goed design van je drukwerk maar ook van je webwinkel of webpagina maak je een goede indruk.

Het kost slechts een fractie van een seconde voor bezoekers van je website of een ontvanger van je folder of offerte om een eerste indruk te vormen. En deze eerste indruk zet vervolgens de toon voor de rest van de ervaring en indruk. Een goede eerste indruk die een positieve indruk van je merk en onderneming achterlaat is belangrijk.

Het vertelt je boodschap op een effectieve manier. Het gaat dus om een mooi design dat je bedrijf en niet te vergeten jezelf presenteert en communiceert.

Het goed design benadrukt de unieke aspecten van je merk. Klanten reageren op een mooi design. Zorg er dus voor dat je productverpakking goed is ontworpen.

Offerte

Met een offerte doe je een prijsopgave waarin je zoveel mogelijk aangeeft wat je precies aanbiedt voor hoeveel.

Zorg voor een foutloze offerte met mooie strakke lay-out.  Maak een verwijzing naar de algemene voorwaarden, zodat je klant of opdrachtgever direct weet waar hij aan toe is en voorkom hiermee eventuele toekomstige conflicten over bijvoorbeeld uitgestelde leveringen of aansprakelijkheid.

Noem de offerte eventueel een “vrijblijvende” offerte, zodat eventuele aanpassingen achteraf mogelijk zijn en je je niet vastlegt terwijl er wellicht onvoorzien extra werkzaamheden zijn. De offerte is dan voor beide partijen vrijblijvend.

Een vaste offerte, dus niet een vrijblijvende is geldig is tot een bepaalde tijd, dus vermeld die tijd dan ook. In die periode ben je dan met niet vrijblijvende offerte juridisch gebonden aan je aanbod ook al bedenk je later dat je je vergist hebt in je berekeningen. De klant zit nooit vast aan je offerte, tenzij deze mondeling of schriftelijk gaat en hiermee een overeenkomst aangaat. In je vrijblijvende offerte hoeft geen geldigheidstermijn en je kunt in principe op elk moment je voorwaarden wijzigen. Stel dat je klant na een jaar terugkomt op de offerte en je prijzen zijn in de tussentijd gestegen, dan kun je de klant aangeven dat de offerte niet meer geldig is.

De offerte is dus vooral vrijblijvend voor jou en niet voor je klant. Vanuit het perspectief van de klant is het dus beter en vriendelijker om een vaste offerte van je te krijgen, want dan weet hij waar hij aan toe is.

  • Het is niet alleen van belang dat je een verkoopvoorstel zo beknopt mogelijk en begrijpelijk maakt, maar ook dat je precies weet aan wie je de offerte stuurt en wie beslissingsbevoegd is.
  • Maak je offerte nooit langer dan twee A4’tjes en doe dan alle technische details en informatie er bij in een bijlage. Dat zorgt voor overzicht in uw offerte.
  • Personaliseer je offerte, maar gebruik geen voornamen tenzij je degene al goed kent.
  • Gebruik liever geen standaardzinnen en – openingen.
  • Gebruik geen lange en hoogdravende teksten en houd het kort, fris en leesbaar
  • Als je zeker bent van je aanbieding maak dan een vaste offerte in laats van een ‘vrijblijvende
  • Maak zo     min   mogelijk     gebruik      van onderstrepingen, vette letters, cursieven, dat maakt een offerte druk en schreeuwerig
  • Vermelden je klant kan bellen bij eventuele vragen of onduidelijkheden, dat geeft alleen maar aan dat je zelf denkt dat het verhaal niet volledig is
  • Laat niet de prijs, maar je meerwaarde de doorslaggevende factor zijn. Benadruk de voordelen van jouw product of dienst, zoals service en kwaliteit.

Vermeld altijd expliciet dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. Doe dat al in je offerte, dus niet alleen voorgedrukt op je briefpapier.

Vermeld bijvoorbeeld “Op al onze offertes en aanbiedingen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden treft u hierbij aan. Door deze offerte te ondertekenen, tekent u voor ontvangst van deze algemene voorwaarden.

Als de opdrachtgever de offerte voor akkoord heeft ondertekend, kan er geen misverstand meer over bestaan dat hij de algemene voorwaarden vóór het aangaan van de overeenkomst heeft kunnen lezen en gekregen. In vervolgcorrespondentie kun je volstaan met een verwijzing naar je algemene voorwaarden, die je bijvoorbeeld op je website zet.

Vermeld dat je na enige tijd contact zal opnemen om de aanbieding te bespreken. Als je in een stapel andere offertes ligt kom je met nabellen weer bovenop te liggen.

Laat je het nabellen achterwege , dan loop je het risico dat je concurrent dat wel doet en er met de opdracht vandoor gaat. Zit er dus altijd bovenop.

Een taalfout in je offerte is een slecht begin en zegt veel over de verdere kwaliteit of prestatie. Aftersales is net zo belangrijk geworden als het maken van offertes. After-sales is het proces na je verkoop waarbij je bevraagd of de klant tevreden is en of deze op- of aanmerkingen heeft. Zorg ook voor het oplossen van eventuele klachten. Het is belangrijk om tevreden klanten te houden en ontevreden klanten tevreden te maken.

Moet je een offerte schrijven en kun je wel wat hulp gebruiken, dan zijn er online veel handige programma’s te vinden.

Automatisering

Ter ondersteuning van je activiteiten is er veel software op de markt die je daarbij kan helpen. Naast Office van Microsoft met het programma “Word” voor tekstbewerking en Excel voor data- en voorraadbeheer en grafieken is er ook voor je administratie voldoende keus.

Wanneer je een externe boekhouder gaat gebruiken is het verstandig om het pakket te kiezen waar zij ook mee kunnen werken. Dat bespaart u een hoop gesjouw met ordners en dergelijke.

Ook voor je telefoons en navigatie zijn er handige programma’s. Zorg er voor dat je agenda en software van je computer gelijk is aan die van je portable telefoon. Zo heb je altijd je contacten, je agenda en je administratie binnen handbereik.

Voor ondernemers bestaan veel handige zakelijk abonnementen die net even een stapje verder gaan dan particuliere.

In sommige gevallen bieden leveranciers van pakketten zelfs een proefpakket aan dat je gratis kunt gebruiken. Ook zijn er online (cloud) oplossingen voor het voeren van je administratie. Dat wil zeggen dat je de administratie via internet kunt invoeren en gebruiken, terwijl de gegevens beveiligd worden opgeslagen bij de leverancier of in de cloud. 

Enige nadeel hiervan is dat je afhankelijk bent van een internetverbinding. Het kan heel frustrerend werken als je niet bij je administratie kunt vanwege een netwerkstoring. Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma automatisering kun je de productiviteit vergroten. Met gespecialiseerde software ben je minder tijd kwijt aan je administratie en orderverwerking.

Met het automatiseren van je bedrijf kun je sneller inspelen op de veranderingen in de markt en het kan je helpen om je dienstverlening te vergroten. Ook je internetsite kan volautomatisch en in korte tijd geactualiseerd worden.

Met behulp van een automatiseringsbedrijf of een systeembeheerder kun je zorgen voor preventief onderhoud, aanpassingen en het up to date houden van het systeem. Zorg ook altijd voor een dagelijkse back-up. Dankzij de automatisering kun je met slechts enkele klikken je facturen opmaken, automatische betalingen uitvoeren, aanmaningen uitprinten, enzovoort.

Je kunt automatisch je b.t.w. laten berekenen, een overzicht krijgen van je liquide positie, te betalen kosten, balans, etc. en op elk moment je financiële gegevens raadplegen. Voor een ondernemer is dat erg belangrijk. Je weet op elk moment waar je aan toe bent met betrekking tot je klanten, je leveranciers en je voorraad.

Aan de hand van een duidelijke overzichtstabel en grafieken, kun je in één oogopslag de situatie van je onderneming overzien.

Boekhoudsoftware zal de boekhouder niet kunnen vervangen. Tenzij je een boekhoudkundige opleiding hebt, zal het dan ook niet mogelijk zijn om volledig zonder boekhouder of accountant te werken. Er komt nogal wat kijken bij het afsluiten van je boekjaar en het maken van aangifte en jaarrekening.

Ook zal een bank of kredietverlener prijs stellen op cijferwerk van een onafhankelijke derde. Administratie voeren is voor de meeste zzp’ers geen hobby en al helemaal geen prioriteit. Toch is een gedegen administratie onontbeerlijk en het is dan ook aan te raden om de administratie uit te besteden bij een boekhouder of accountant, ondanks de kosten die dit meebrengt. Een boekhouder verdiend zichzelf ook vaak terug door besparingen of aftrekposten te vinden die je anders wellicht zou zijn misgelopen.

Tot slot

De baan voor het leven is er al lang niet meer en het bestaan van de zzp’er is niet eens zoveel onzekerder als dat van iemand met een vaste baan. Bedrijven saneren, reorganiseren of willen bezuinigen waardoor vaste contracten verdwijnen. Beleggen in een eigen bedrijf is misschien wel net zo goed.  De huidige pensioenfondsen zijn steeds minder zeker en zelfs de grotere fondsen hebben de dekkingsgraad niet op orde en zijn afhankelijk van de beurs, investeringen en vergrijzing.

We krijgen te maken met minder zekerheden voor werknemers in een loondienstverband en een versoepeling van het ontslagrecht. De vaste baan versus zzp’er verliest het zelfs. Een positie als zelfstandige wordt steeds zekerder, omdat je het grotendeels zelf in de hand hebt, terwijl je gelijktijdig met een beetje geluk van je hobby je beroep kunt maken. Toch zie je ook dat veel zzp’ers met hetzelfde gemak weer een vaste betaalde baan accepteren, zodra deze zich aandient. De vrijheid van zzp’er kan namelijk ook zorgen voor eenzaamheid, het gemis van collega’s of een bedrijfscultuur. Zeker wanneer de inkomsten en de vrije tijd tegenvallen is een vaste baan die de zzp’er krijgt aangeboden dan opnieuw verleidelijk.

De èchte zzp’ers blijven dan over.