ZZP Taxi

ZZP of BV

Als zelfstandig taxi ondernemer zonder personeel werkt u voor uzelf en voor meerdere opdrachtgevers om ook voor de belastingdienst te worden aangemerkt als ondernemer en hiermee te kunnen profiteren van starters- en ondernemersaftrek. Als ondernemer moet u officieel beschikken over een vaste inrichting en moet u in Nederland belastbare winst genieten. (Vertrouwensbeginsel) Verder dient u zich als ondernemer in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Sls zzp’er hoeft u in 2022 over een winst tot € 30.339,- geen belasting te betalen. Heeft u echter een BV dan moet u privé onttrekkingen bijhouden en daarover belasting betalen. U mag niet zomaar geld uit uw BV halen zonder dat u dividend of loonbelasting over betaalt. In het geval van een BV betaalt u apart belastingen over de winst van uw bedrijf en over uw inkomsten als privé persoon. Omdat hier verschillende tarieven voor gelden, mag u privé en zakelijk niet zomaar mengen. Voor een eenmanszaak zijn privé onttrekkingen niet van belang. Niet ‘de onderneming’ betaalt dan belasting over de winst, maar de eigenaar zelf en eventueel andere participanten (zoals in een VOF). Hierdoor betaalt u alleen inkomstenbelasting over de totale inkomsten van uw bedrijf en privé persoon. U hoeft geen aparte belastingen af te dragen over de winst van uw bedrijf. Vennootschapsbelastingen, dividendbelastingen en loonbelastingen zijn voor eenmanszaken niet relevant. Allemaal belastingen die een BV juist wel moet betalen, waardoor het als taxichauffeur beter is om als ZZP’er te werken. Privé opnamen zijn een stuk gemakkelijker voor eenmanszaken. Omdat u inkomstenbelasting betaalt over alle (zowel privé als zakelijke) inkomsten, hebben uw privéonttrekkingen vanaf uw zakelijke rekening hier geen invloed op. U kunt dus gewoon privé inkopen doen vanaf uw zakelijke bankrekening. Bij een eenmanszaak krijg je startersaftrek en bij een BV niet. Dit betekent dat u per saldo een belastingkorting krijgt bij een eenmanszaak. Zeker in de opstartfase van uw bedrijf is het in veel gevallen verstandig om te beginnen met een eenmanszaak. Bij het oprichten van een BV moet u als aandeelhouder en bestuurder ook salaris aan uzelf uitkeren. en dit salaris moet een zakelijke vergoeding zijn voor de werkzaamheden die u verricht. Fictief is dit loon gesteld op € 48.000 en in sommige gevallen kunt u dit salaris verlagen (als u bijvoorbeeld net begonnen bent met uw bedrijf). Bij een eenmanszaak echter heeft u geen minimumsalaris dat u zichzelf moet uitkeren. Hier hoeft u dan ook geen loonheffing over af te dragen. U neemt gewoon op wat u nodig heeft. Bij een eenmanszaak kun je zonder problemen geld uit je onderneming halen. Je hoeft hierover geen extra belasting te betalen. Het geld dat u uit een BV haalt moet u terugbetalen, als een soort lening die u van uw BV krijgt. Een tweede optie is om dividend uit te keren, maar hier moet u ook dividendbelasting over betalen. Elk jaar moeten de jaarcijfers van een BV gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel. Een eenmanszaak heeft geen publicatieplicht. Verder is een BV ook niet beter voor een financiering omdat u altijd privé moet meetekenen waardoor u altijd hoofdelijk aansprakelijk blijft. Alleen als u voornemens bent om niet alleen maar met meerdere taxi’s en chauffeurs te gaan rijden is een BV weer wel aan te bevelen.

Administratie en BCT

Het goed bijhouden van de administratie van een taxibedrijf is niet eenvoudig. Daarom brengen veel taxiondernemers dit onder bij een administratiekantoor. Niet elk administratiekantoor is hiervoor geschikt omdat de administratieve en boekhoudkundige eisen voor een taxibedrijf iets afwijken van andere bedrijfsvoering. Hierin speelt de BCT een belangrijke rol. In de boordcomputer taxi (BCT) kan de chauffeur geen korting meer geven. Die functie is verwijderd om misbruik te voorkomen. Indien tijdens belastingonderzoek wordt vastgesteld dat niet wordt voldaan aan de administratie- en bewaarplicht kan uw administratie door de Belastingdienst worden verworpen. Dit heeft onder andere tot gevolg dat bij fiscale procedures de bewijslast verzwaard wordt (omkering van de bewijslast).
De Belastingdienst accepteert de boordcomputer taxi als uitgangspunt voor het registreren van kilometers. De GPS-gegevens gelden als begin- en eindadres. De kosten van aanschaf en installatie bvan de BCT (circa 1800 euro) mogen in een keer ten laste van de winst worden gebracht. Er hoeft dus niet over meerdere jaren te worden afgeschreven. De digitale vastleggingen moeten zeven jaar bewaard worden en bij een boekenonderzoek inzichtelijk zijn. De BCT beschikt over een USB poort om de gegevens op te slaan maar vaak kan dit ook digitaal worden uitgelezen door de aangesloten taxicentrale. Wanneer u de omzet grotendeels in contanten realiseert, is de kasadministratie een belangrijk bewijsmiddel voor de volledigheid van de aangegeven omzet. De betalingen kunnen in de BCT worden geregistreerd. Omdat dit nogal eens vergeten wordt kan een eenvoudig rekensommetje exact het contant ontvangen bedrag aangeven. U trekt dan eenvoudig van het totale rittensaldo de betalingen die per creditcard, pin of tikkie zijn gedaan af. Maandelijks maakt u een uitdraai van de maandomzet. Hiervoor is online handige software aanwezig. Op grond van de regelgeving bent u verplicht om alle ontvangsten en uitgaven juist te boeken en aan te geven. De kasadministratie voldoet aan de bepaalde minimum eisen, mits u ook de uitgaven in een kasboekje noteert. Het administratieve saldo moet gelijk zijn aan de feitelijk aanwezige contanten. Deze controle moet bij voorkeur dagelijks, maar minimaal éénmaal per week plaats vinden. 

Zorgvuldigheidsbeginsel

Het zorgvuldigheidsbeginsel (artikel 3:2 AWB) bepaalt dat bij de voorbereiding van een besluit het bestuursorgaan de nodige kennis vergaart omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen. In dit beginsel wordt vooral beoogd dat het bestuur het besluit zorgvuldig voorbereidt en op de juiste feiten baseert. Bij het nemen van besluiten moeten alle belangrijke feiten zorgvuldig onderzocht worden.  Wij moeten bij het nemen van besluiten moeten dus alle belangrijke feiten zorgvuldig onderzocht en de belangen van alle partijen afgewogen en beoordeeld worden. U ben verplicht alle gegevens aan de belastingdienst door te geven  en hierover duidelijk, stellig en zonder voorbehoud aangifte te doen. Soms moet de belastingdienst de opgegeven  gegevens onderzoeken voordat zij een beslissing kunnen nemen of het alle zaken duidelijk genoeg zijn. Een aftrekpost in de aangifte kan worden onderzocht. Gaat het om een ‘kleine’ aftrekpost en maakt de aangifte verder een verzorgde indruk, dan zal de inspecteur zich niet verplicht voelen om de aangifte verder te onderzoeken. Maar staan er onwerkelijk grote bedragen in de aangifte of maakt de aangifte een onverzorgde indruk, dan kunt u verwachten dat de inspecteur de aangifte wel zal onderzoeken.

Rechtszekerheidsbeginsel

Rechtszekerheid beschermt de ondernemer tegen onzekerheid en tegen willekeur van de kant van de overheid. Iemands rechtspositie moet voldoende veilig zijn. Op onverwachte, onberekenbare, wijze aantasten van iemands rechtspositie is wettelijk niet toegestaan. De belastingdienst mag belastingen alleen maar heffen op basis van de wet en beleidsregels. Deze moeten altijd worden toegepast. Zonder motivering mogen zij niet van deze regels afwijken.

Als u met uw activiteiten deelneemt aan het economisch verkeer en winst kunt verwachten, is er sprake van een bron van inkomen. Dan bent u mogelijk ondernemer voor de inkomstenbelasting. Als uw activiteiten zich afspelen binnen de hobby- of familiesfeer, bent u geen ondernemer voor de inkomstenbelasting.

Inkomstenbelasting

Voor een ondernemer geldt de winst die in de onderneming gemaakt wordt.  Als u alleen een heel kleine winst hebt of structureel verlies lijdt, is het niet aannemelijk dat u winst gaat maken. Er is dan meteen ook geen sprake meer van een feitelijke onderneming. Wanneer derden bepalen hoe u uw onderneming moet inrichten en hoe u uw werkzaamheden uitvoert, ontbreekt de zelfstandigheid en ook dan is er meestal geen sprake van een onderneming. Kapitaal is voor veel ondernemingen noodzakelijk om te kunnen investeren in bijvoorbeeld machines, reclame, inhuur van mensen en verzekeringen. Voldoende kapitaal om een onderneming te starten en enige tijd draaiende te houden, bewijst dat u daadwerkelijk een onderneming hebt. Als u erg veel tijd aan een activiteit besteedt zonder dat dat rendement oplevert, is er meestal geen sprake van een onderneming. Maar u moet wel voldoende tijd aan uw werkzaamheden besteden om deze rendabel te maken. Het is belangrijk om meerdere opdrachtgevers te hebben en dat u niet (grotendeels) afhankelijk bent van een klant.  Als u meerdere opdrachtgevers hebt, bent u minder afhankelijk van een of enkele opdrachtgevers af en neemt uw zelfstandigheid toe. Om ondernemer te zijn, moet u zorgen dat uw onderneming voldoende bekend is, door bijvoorbeeld reclame, een internetsite, social media, een uithangbord of eigen briefpapier te hebben. Bestaat er een kans dat uw opdrachtgevers u niet betalen, gebruikt u uw goede naam voor de uitoefening van uw werkzaamheden en bent u afhankelijk van de vraag naar en het aanbod van uw producten en diensten. Met andere woorden; loopt u ‘ondernemersrisico’, dan heeft u waarschijnlijk een onderneming. Als u aansprakelijk bent voor de schulden van uw onderneming, dan bent u mogelijk ook ondernemer. De belastingdienst beoordeeld elk van deze activiteiten en voorwaarden. het is van belang of er samenhang bestaat tussen die activiteiten en voorwaarden. Alleen bij voldoende samenhang kunnen uw activiteiten worden gezien als een onderneming.

Zelfstandigenaftrek

De zelfstandigenaftrek is een faciliteit in de inkomstenbelasting die geldt voor ondernemers die voldoen aan het urencriterium (globaal gezegd jaarlijks ten minste 1225 uur besteden aan de onderneming). De zelfstandigenaftrek wordt afgebouwd van € 5.030 in 2023 naar € 900 in 2027. Met deze maatregel wordt de zelfstandigenaftrek uiteindelijk geheel afgeschaft.

Startersaftrek

De startersaftrek (verhoging van de zelfstandigenaftrek) is een faciliteit in de inkomstenbelasting die geldt voor ondernemers die in een bepaald aangiftejaar recht hebben op de zelfstandigenaftrek en die – kort gezegd – de zelfstandigenaftrek in de afgelopen vijf jaar niet meer dan tweemaal hebben toegepast.
De startersaftrek bedraagt nu nog € 2.123 en wordt bij de zelfstandigenaftrek opgeteld. Door de afbouw van de zelfstandigenaftrek (naar € 900 in 2027) wijzigt de verhouding tussen de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek aanzienlijk: waar de zelfstandigenaftrek in 2022 ongeveer drie keer zo hoog is als de startersaftrek, zal deze in 2027 minder dan de helft bedragen. Met deze maatregel wordt ook de startersaftrek afgeschaft.

Ook de startersaftrek voor arbeidsongeschikten is een faciliteit in de inkomstenbelasting die startende ondernemers met (recht op) een arbeidsongeschiktheidsuitkering nu nog voorziet van een extra startersaftrek, mits zij bij aanvang van het jaar niet AOW-gerechtigd zijn. Verder geldt, in
tegenstelling tot de reguliere startersaftrek een verlaagd urencriterium van 800 uur. De startersaftrek voor arbeidsongeschikten kan maximaal driemaal in de eerste vijf jaar van het bestaan van een onderneming worden verkregen. De eerste keer bedraagt deze € 12.000, de tweede keer € 8.000 en de derde keer € 4.000. Met deze maatregel wordt de startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid dus ook afgeschaft.

Investeringsaftrek

De regels voor de investeringsaftrek zijn de laatste jaren strakker aangetrokken. Zo geldt dit fiscale voordeel niet voor personenauto’s, maar wel weer voor personenauto’s die als taxi worden gebruikt mits  het voertuig op de balans van uw onderneming komt te staan. Dit is bijvoorbeeld het geval bij:

BPM

BPM terugvragen voor taxi’s is afgeschaft. Slechts de vrijstelling voor motorrijtuigenbelasting is overeind gebleven wellicht tot 2028. 

Marge-auto of btw-auto

De marge-auto is een auto waarover al btw is voldaan. Bijvoorbeeld omdat de vorige eigenaar een particulier was. Over een btw-auto is nog nooit btw betaald (de vorige eigenaar was een onderneming). Die btw moet u bij aankoop dus voldoen, maar als ondernemer kunt u die betaalde btw vervolgens weer terugvorderen.

Omzetbelasting

Onder het 9%-tarief vallen:

• vervoer per schip
• openbaar vervoer
• besloten busvervoer
  Het verhuren van bussen valt onder het 21%-tarief.
• taxivervoer per auto, motortaxi, tuktuk of fietstaxi
  Diensten waarbij een klant wordt opgehaald door een ondernemer die met een 2e chauffeur zowel de klant als zijn auto naar een bestemming rijdt, vallen onder het 21%-tarief.
• vervoer met auto’s voor trouwerijen, begrafenissen en crematies
• vervoer van stoffelijke overschotten
  Als dit vervoer wordt verricht door degene die de uitvaartplechtigheid verzorgt of als de lijkbezorger het stoffelijk overschot vervoert naar het mortuarium, is dit vrijgesteld van btw.
• binnenlandse vluchten met vliegtuigen of helikopters die zijn ingericht voor het vervoer van zieken of gewonden
  Ander binnenlands luchtvervoer valt onder het 21%-tarief.
• ballonvaart
• personenvervoer met rijtuigen
• vistrips

Als een passagier een vervoermiddel bij zich heeft tijdens het personenvervoer, valt dit ook onder het 9%-tarief. Bijvoorbeeld het vervoer van een fiets in de trein of een (vracht)auto op een veerboot.

Onder het 21%-tarief vallen:

• het tegen vergoeding gebruik laten maken van een tolweg
• de enkele verhuur van een autobus

Is uw jaarlijkse omzet lager dan 20.000, dan kunt u  er voor kiezen om de kleineondernemingsregeling (KOR)toe te passen. Dan hoeft u geen BTW te berekenen over de taxiritten, hoeft u geen BTW aangifte meer te doen, maar kunt u ook geen btw meer terugvragen over kosten en investeringen. Om de kleineondernemingsregeling toe te passen moet u zich wel aanmelden bij de Belastingdienst via dit aanmeldformulier. U moet tenminste 4 weken voor de ingangsdatum van de aangifte periode waarop u de regeling wilt toepassen aanmelden. Aanmelding voor de KOR geldt in beginsel voor een periode van ten minste 3 jaren.

Afschrijvingen

Rijdt u privé met een taxi die tot uw ondernemingsvermogen behoort? Dan moet u een bedrag bij de winst tellen voor het privégebruik, tenzij u kunt aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. De bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van de auto. In 2023 zijn er 2 tarieven voor de bijtelling: 16% en 22%. De bijtelling is afhankelijk van de CO2-uitstoot van de auto. De uitstootgrenzen worden ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2017 is het normale percentage verlaagd van 25 naar 22. Is uw auto voor het eerst op naam gesteld vóór 2017, en gold voor die auto de 25%-bijtelling? Dan blijft de 25%-bijtelling van toepassing.

In 2023 vallen alleen bepaalde auto’s zonder CO2-uitstoot volledig in het 16%-tarief. Het verlaagde percentage van 16% geldt voor auto’s op waterstof en voor auto’s die volledig worden aangedreven door geïntegreerde zonnecellen. De zonnecellen moeten een vermogen hebben van ten minste 1 kilowattpiek en de accu mag geen lood bevatten. Voor andere nulemissie-auto’s geldt de 16% bijtelling slechts tot en met een cataloguswaarde van € 30.000. Voor het deel daarboven geldt de bijtelling van 22%. Valt u in het verlaagde bijtellingspercentage (16%)? Dat percentage geldt voor een periode van 60 maanden. Deze periode gaat in op de 1e dag van de maand die volgt op de maand van eerste toelating. Is die datum bijvoorbeeld 7 maart, dan start de 60-maandsperiode dus op 1 april. Direct na afloop van de periode van 60 maanden wordt het percentage opnieuw vastgesteld aan de hand van de regels die op dat moment gelden. Als datum van de eerste toelating geldt de datum waarop de auto voor het eerst in gebruik is genomen. Dat kan in Nederland zijn, maar ook in het buitenland. Bij nieuwe auto’s valt dit moment samen met de datum waarop voor het eerst een kenteken is afgegeven. Maar dit hoeft niet altijd zo te zijn, bijvoorbeeld bij import van gebruikte auto’s.

Sinds 1 januari 2020 kunt u geen gebruik meer maken van de teruggaafregeling bpm voor taxi’s of openbaar vervoer. De 3-jaarstermijn waarbinnen u moest voldoen aan de voorwaarden voor de teruggaaf, gold vanaf het moment van de teruggaaf, maar tot uiterlijk 31 december 2022. Met een belastingformulier vraagt u als taxi om vrijstelling van motorrijtuigenbelasting. Met dit formulier verklaart u dat u de personenauto voor minimaal 90% voor taxivervoer of openbaar vervoer gebruikt. Om voor vrijstelling van motorrijtuigenbelasting in aanmerking te komen, moeten u en uw personenauto voldoen aan een aantal voorwaarden. Met het opsturen van het vrijstellingsformulier verklaart u dat u weet welke voorwaarden er gelden en dat uw personenauto aan de voorwaarden voldoet. Stuur het ingevulde en ondertekende formulier naar: Belastingdienst/Centrale administratieve processen, Postbus 2510, 6401 DA Heerlen
Vermeld op iedere bijlage uw naam en burgerservicenummer (BSN)
of rechtspersonen en samenwerkingsverbanden identificatienummer (RSIN).

Zolang uw verzoek in behandeling is, moet u de motorrijtuigenbelasting gewoon betalen. Het is van belang om te weten of een rit met een taxi valt onder het wettelijk begrip taxivervoer in de zin van de Wet personenvervoer 2000. Hierin gaat het om drie voorwaarden voor het verkrijgen van deze faciliteiten:
1) het moet gaan om een personenauto,
2) deze personenauto moet geheel of nagenoeg geheel (= 90% of meer van het aantal verreden kilometers in een periode van een jaar) zijn bestemd om taxivervoer of openbaar vervoer in de zin van de Wet Personenvervoer 2000 te verrichten,
3) bij de aanvraag moet de ondernemer een aantal bescheiden overleggen, waaronder afschriften van de ondernemersvergunning, het kentekenbewijs en het keuringsbewijs taxi.

Uit voorwaarde 2 volgt een onderscheid: taxi-gerelateerd vervoer versus niet taxi-gerelateerd vervoer. Bij taxi-gerelateerd vervoer kan een verdere onderverdeling worden gemaakt naar situaties waarin sprake is van beladen en onbeladen taxi-gerelateerd vervoer. Er is een aantal praktijksituaties waarbij het onduidelijk is in welk van beide categorieën – taxi-gerelateerd of niet taxi-gerelateerd vervoer – een bepaalde vervoershandeling valt. Hierover zijn de volgende afspraken gemaakt.
IA. Taxivervoer (beladen). Uitgangspunt bij taxivervoer is dat de rit rechtstreeks ten dienste van het vervoer van personen tegen betaling plaatsvindt. Het vervoer met een passagier is een beladen rit, ook als dit (gedeeltelijk) in het buitenland plaats vindt.

Voorbeelden van personenvervoer zijn:

a) het vervoeren van personen op basis van een (zakelijke) sponsorovereenkomst;
b) het sponsoren van de plaatselijke sportclub en het op basis daarvan vervoeren van de sporters voor wedstrijden. Het sponsorbedrag is dan de waardering van alle kosten of niet in rekening gebrachte vergoeding die de ondernemer uit zakelijke motieven opoffert.

Bij taxi-gerelateerd vervoer worden geen personen vervoerd, maar is de aard van het vervoer essentieel om kwalitatief goed taxivervoer te kunnen uitoefenen.

Als meest voorkomend kan worden aangemerkt:

a) de voorrijrit, het rijden naar een klant of standplaats, ook als dit vanaf het woonadres gebeurt;
b) de ritten om de auto te onderhouden: wassen, tanken, reparatie, onderhoud, keuring, garagebezoek. Ook als dit buiten werktijd plaatsvindt.
II. Niet taxi-gerelateerd vervoer (overig zakelijk) valt niet onder de 90%-regeling

Voorbeelden van zakelijk, niet taxi-gerelateerd vervoer zijn:

a) het woon-werkverkeer van en naar het bedrijfsadres (NB, dit is voor de omzetbelasting wel een privé rit en kent een eigen fiscale behandeling, zie hierna);
b) goederenvervoer: het halen en brengen van pakketjes, koeriersdiensten;
c) het bezoeken van (leden)vergaderingen of andere bijeenkomsten;
d) het volgen van cursussen, opleiding, bijscholing t.b.v. de taxi-onderneming;
e) het bezoeken van filialen van het bedrijf of werknemers/collega’s;
f) besprekingen met de boekhouder, adviseur;
g) stortingen van contant geld bij een bank;
h) het maken van een rit (vaak met een limousine) voor promotionele doeleinden;
i) het bezoeken van zieke collega`s;
j) het op de weg inwerken van chauffeurs, zonder dat er klanten in de taxi worden vervoerd;
k) het gebruik maken van taxibusjes voor personeelsuitjes (eigen personeel), waarbij de werknemers alleen de brandstof vergoeden;
l) het tussentijds naar huis gaan om andere kleding aan te trekken of om thuis te eten;
m) rouw(volg)- en trouwvervoer. Dit personenvervoer, met inbegrip van het afhalen en terugbrengen van de gasten, is uitgesloten van de bepalingen in de Wet personenvervoer 2000 en heeft niet het karakter van (openbaar) taxivervoer.

Indien de ceremonie of plechtigheid van huwelijken, partnerregistraties, begrafenissen en crematies niet op dezelfde dag plaats vindt, dan geldt het volgende.
Trouwvervoer is alleen het vervoer op de dag van de gemeentelijke bevestiging door de ambtenaar van de burgerlijke stand van het huwelijk of de samenlevingsovereenkomst. Rouwvervoer is alleen het vervoer op de dag van de begrafenis of crematie.

Karakter van de rit: zakelijk of privé

Indien de taxi aan de werknemer of ondernemer ook voor privé doeleinden ter beschikking staat, vindt een bijtelling plaats op basis van de cataloguswaarde van de taxi. Een bijtelling in de loonheffing of winstbelasting blijft achterwege indien blijkt dat de taxi-ondernemer of werknemer de taxi op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gebruikt. Voor de omzetbelasting leidt de overschrijding van een enkele kilometer tot een bijtelling.
Er is sprake van zakelijk gebruik indien en voor zover de gereden kilometers te maken hebben met de uitoefening van de taxionderneming of met de dienstbetrekking.
Het bewijs kan worden geleverd met een sluitende kilometeradministratie/rittenregistratie. Deze administratie dient volgens de regelgeving ten minste de volgende gegevens te bevatten:
• merk, type en kenteken van de auto;
• periode van de terbeschikkingstelling van de auto;
• per rit: datum, beginstand en eindstand van de kilometerteller, beginadres en eindadres, de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke en het karakter van de rit.
Indien de ondernemer niet de beschikking heeft over deze gegevens, is het mogelijk om door middel van het aanleveren van tegenbewijs aan te tonen dat er geen sprake is van privé gebruik, Dit tegenbewijs moet dan blijken en kunnen worden onderbouwd uit het geheel van de administratie.

Inhoudingsplichtigen (werkgevers) kunnen onder voorwaarden gebruik maken van een verbod op privé gebruik voor zijn werknemers door het aanvragen van een verklaring geen privé-verbruik. De fiscale regelgeving t.b.v. het privé gebruik auto is gedetailleerder dan de Wet personenvervoer 2000. Het gaat dan bijvoorbeeld om feitelijk bezochte adressen en afwijkende/omrijkilometers. Deze kilometers worden toegerekend aan het karakter van de rit. Hiervan zal in voorkomende gevallen aantekening moeten worden gehouden.

Behandeling privé gebruik auto voor de omzetbelasting

Het gebruik van auto’s voor privé doeleinden van de ondernemer zelf of zijn personeel, zonder dat daar een vergoeding tegenover staat, is een belaste dienst waarover omzetbelasting is verschuldigd.
Een rit van de privé woning naar een eerste klant of standplaats is een zakelijke rit en is taxi gerelateerd. Gaat de eerste (of laatste) rit naar het bedrijfsadres, dan is voor de heffing van IB/LH sprake van een zakelijk karakter. Voor de heffing van omzetbelasting (OB) is er sprake van privé kilometers.
De verschuldigde OB wordt berekend op basis van de (kilometer)administratie waaruit blijkt in hoeverre de auto voor privé doeleinden is gebruikt en welke kosten daaraan zijn toe te rekenen.
Tot 1 juli 2011 werd aangesloten bij de bijtelling voor IB/LH en bedroeg deze forfaitair 12% van die bijtelling. Sinds 1 juli 2011 dient het werkelijke privé gebruik te worden bepaald.
Goedgekeurd is dat wanneer uit de (kilometer)administratie de privé kilometers niet blijken, alle OB op de gemaakte autokosten in aftrek worden gebracht en dat in het laatste belastingtijdvak de OB voor het privé gebruik van de auto wordt aangegeven. De verschuldigde OB bedraagt dan 2,7% van de catalogusprijs van de betreffende auto.

Brandstofbonnen

Een taxi-ondernemer moet de kosten van het recht op aftrek op de getankte brandstof kunnen aantonen. Wanneer een werknemer betaalt met een tankpas bij een vaste leverancier, ontvangt de ondernemer periodiek een factuur en bestaat er recht op aftrek van omzetbelasting (OB). Belangrijke elementen op de factuur zijn de gegevens over naam, adres en woonplaats van zowel leverancier als afnemer.

Het kan voorkomen dat er op onregelmatige tijden en afwijkende plaatsen brandstof getankt moet worden. Wanneer bij het tanken alleen een brandstofbon wordt verstrekt, dan staan hierop niet de naam en overige gegevens van de afnemer, zoals het kenteken. In deze situatie is bepaald dat de vermelding van de naam en het adres van de afnemer achterwege kan blijven, mits die afnemer kan worden geïdentificeerd, doordat zijn gegevens door de wijze van betalen naar de afnemer traceerbaar zijn. Als aan deze voorwaarde is voldaan, kan aan de ondernemer wel aftrek kan worden verleend (art. 33, tweede lid, onderdeel a van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968). Het gaat hier om de rechtstreekse betaling van de brandstofkosten door de ondernemer zelf.
De werknemer, dus ook een taxichauffeur (werknemer) moet soms brandstof tanken in situaties waar geen gebruik kan worden gemaakt van de vaste leverancier. Bijvoorbeeld tijdens een verre of nachtelijke rit. De chauffeur zal de kosten eerst zelf moeten betalen en ontvangt een tankbon. De werkgever (ondernemer) zal deze kosten achteraf vergoeden aan de hand van de tankbon. De taxiondernemer heeft op grond van de wet geen recht op aftrek. Op de brandstofbon ontbreken de naam en het adres van de afnemer en de werkgever kan niet worden geïdentificeerd, doordat zijn gegevens door de wijze van betalen naar de afnemer niet traceerbaar zijn (art. 33, tweede lid, onderdeel a van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968).
Afgesproken is dat de Belastingdienst in redelijkheid zal toetsen of deze kosten passen in het patroon van de autokosten van de ondernemer. Daarbij is de totale administratie van belang, de vergoeding van de kosten aan de werknemer en de interne controle bij de taxionderneming. Bij min of meer incidentele gevallen wordt aan de ondernemer aftrek van omzetbelasting verleend. Als werknemers structureel op eigen rekening brandstof tanken, is aftrek van omzetbelasting bij de werkgever niet mogelijk.

Verklaring arbeidsrelatie - Winst uit Onderneming (VAR-WUO verklaring)

Een taxichauffeur kan zijn diensten als ZZP-er aanbieden, bijvoorbeeld aan een platform als Uber of Bolt. Hiertoe dient u een VAR-WUO verklaring aan te vragen. Deze verklaring geeft de opdrachtgever zekerheid dat er geen loonheffingen en premies hoeven te worden ingehouden. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat daarmee nog niet vaststaat dat men voor de inkomstenbelasting als ondernemer wordt aangemerkt. Daarvoor zijn de feiten en omstandigheden bepalend.

Er is sprake van winst uit onderneming bij de ZZP-er als wordt voldaan aan de volgende 5 criteria:
1. er is sprake van een overeenkomst van opdracht tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zoals bedoeld in artikel 7:400, lid 1, van het Burgerlijk Wetboek,
2. de opdrachtnemer is in het bezit van een geldige ondernemersvergunning taxivervoer,
3. de opdrachtnemer heeft geïnvesteerd in de aanschaf van een taxi,
4. de opdrachtnemer heeft ten minste 2 opdrachtgevers,
5. de opdrachtgever bepaalt niet in overwegende mate hoe de opdracht moet worden uitgevoerd.

De aanvrager van de VAR-WUO verklaring kan verwijzen naar deze goedkeuring. Vraag 2a op het aanvraagformulier luidt: ‘Omschrijf de soort werkzaamheden waarvoor u de Verklaring arbeidsrelatie aanvraagt (VAR-werkzaamheden)’ Hier kan de aanvrager invullen “taxiwerkzaamheden convenant KNV Taxi en Belastingdienst” en het P-nummer van de ondernemersvergunning taxivervoer vermelden.

De boordcomputer taxi (BCT)

Op 1 oktober 2011 is de regelgeving voor de boordcomputer taxi (BCT) in werking getreden en per 1 oktober 2013 wordt de BCT verplicht. Uitgezonderd zijn voertuigen, die uitsluitend voor contractvervoer worden ingezet, waarbij zestien maanden na de datum het contract afloopt. Hiervoor geldt een overgangstermijn tot 1 februari 2015. Het gaat hier om regelgeving (Wet personenvervoer 2000) van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Uitvoering en toezicht vindt primair plaats door de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), de voormalige Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW).
De BCT is feitelijk een set wettelijke specificaties (software t.b.v. voertuigapparatuur in een taxi) waarmee kilometergegevens en arbeidstijden digitaal worden geregistreerd. Met behulp van de geregistreerde gegevens is de taxiondernemer in staat te voldoen aan de eisen die door de ILT aan hem worden gesteld. De BCT vervangt de papieren rittenstaat en de werkmap.
Partijen achten het gewenst om de BCT ook te gebruiken voor fiscale doeleinden. Hierna volgt een uitwerking van het fiscale deel en van de afspraken die KNV Taxi en de fabrikanten van de BCT opbasis hiervan maken in een afzonderlijk protocol.
B. Fiscale uitwerking
I. Administratieplicht
De administratie die de grondslag vormt voor de verplichtingen tegenover de ILT, maakt daarmee ook onderdeel uit van de administratieve verplichtingen tegenover de Belastingdienst. De Belastingdienst eist een administratie die voldoet aan de (specifieke) eisen van het bedrijf. Uit het totaal van die administratie moeten de rechten en verplichtingen altijd duidelijk blijken. Verder moet de administratie binnen redelijke termijn controleerbaar zijn. De primaire vastleggingen en alles wat tot de administratie behoort, dienen zeven jaar op een betrouwbare wijze te worden bewaard. Dit is de algemene, open norm. Binnen deze administratie- en bewaarplicht geldt de vrije bewijsleer. De Belastingdienst eist een administratie, maar schrijft niet voor hoe dat moet gebeuren; de vorm is vrij, mits het aansluit bij de aard en omvang van de onderneming.
Uitgangspunt is dat de BCT al het gebruik van het voertuig vastlegt. Dit zijn de beladen en onbeladen ritten (taxi gerelateerd) in de zin van de Wet personenvervoer 2000. Deze registratie vindt binnen de BCT plaats in de operationele modus ‘Taxivervoer’.
De overige kilometers die niet als taxivervoer worden geregistreerd (in de operationele modus ‘Basis’en ‘Arbeid’) zijn voor de ondernemer van belang om te voorzien in een volledige (sluitende) registratie van de overige zakelijke en privé kilometers. Voor het bepalen van het privé gebruik auto voor de IB/LH/OB, dan wel voor het recht op teruggaaf BPM en de vrijstelling MRB, zijn alle ritgegevens relevant.
Indien de voertuigapparatuur uitsluitend volgens de eisen vanuit de ‘Regeling specificaties en typegoedkeuring BCT’ is ingericht, worden niet alle fiscaal relevante ritgegevens geregistreerd. In dat geval is de digitale vastlegging onvoldoende voor de Belastingdienst en is extra informatie nodig. De niet-taxivervoer ritten zullen gelabeld moeten worden. De ondernemer is vrij in zijn keuze op welke wijze hij dat doet, mits dit toegankelijk en controleerbaar is voor de Belastingdienst:
1. hij gebruikt een ander of aanvullend digitaal systeem binnen zijn bedrijfsvoering en administratie;
2. hij gebruikt voertuigapparatuur met een uitbreiding voor deze volledige ritadministratie;
3. hij registreert deze ritten handmatig op een naar eigen inzicht te kiezen wijze.

Alle (digitale) gegevens van de (kilometer-)administratie en BCT moeten gedurende zeven jaren worden bewaard in de vorm waarin zij deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Indien de voertuigapparatuur bijvoorbeeld door een storing uitvalt, dient het gebruik op een andere wijze te worden vastgelegd en voor controle doeleinden inzichtelijk te worden gemaakt. Dat mag echter maar voor korte tijd.

De BCT wordt in fiscale en juridische zin gelijk gesteld aan de traditionele kilometerteller. Daarmee geldt dat de kilometerregistratie van de BCT gebruikt wordt voor fiscale aspecten omdat dit systeem zonder mogelijkheid tot onderbreking of uitschakeling alle met een specifieke auto afgelegde kilometers op een juiste en betrouwbare wijze registreert.

In de fiscale regelgeving wordt gesproken over een begin- en eindadres. Naast een locatie die wordt aangeduid aan de hand van straat, huisnummer en postcode of gemeente, kan tevens worden verstaan een locatie die is aangeduid aan de hand van (GPS) coördinaten.
Zowel een adres als (GPS) coördinaten zijn een precieze aanduiding van een locatie. Dergelijke coördinaten zijn aanvaardbaar als begin- of eindadres van een rit. Een aanvaardbare notatie is die op basis van de wettelijke functionele specificaties van de BCT.
De coördinaten moeten daarom voor controle beschikbaar zijn. Ook bij andere vormen van (digitale) (ritten-)registraties moet de ondernemer de informatie desgevraagd op een controleerbare wijze aanleveren.

Pensioen en arbeidsongeschiktheid

Als zelfstandig ondernemer bouwt u in ieder geval AOW op. Voor een aanvullend pensioen moet u zelf zorgen, bijvoorbeeld via een particuliere verzekering. Als ZZP’er bent u dus zelf verantwoordelijk voor een eventueel pensioen. Maar u kunt ook beslissen om hier niet voor te reserveren. Uw vermogen en eventuele pensioeninkomen na uw pensioengerechtigde leeftijd worden in ogenschouw genomen voor wat betreft toeslagen. Als u dus teveel vermogen of pensioen heeft dan krijgt u geen toeslagen en dat kan een een verschil tot wel 5000 euro op jaarbasis maken. Heeft u een eigen woning dan is verstandig om uw pensioen te steken in een snellere aflossing. In dat geval is huurtoeslag natuurlijk geen issue meer. Raakt u arbeidsongeschikt dan is het wel fijn om terug te kunnen vallen op een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Daarbij is de uitkering echter wel weer beperkt in tijd en mate van arbeidsongeschiktheid. 

Er komt een verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zzp’ers in 2027. In het voorjaar van 2024 verwacht het kabinet een wetsvoorstel hiervoor in te dienen bij de Tweede Kamer.  De verzekering gaat gelden voor alle ondernemers die inkomstenbelasting moeten betalen en hun echtgenoten die meewerken1. De verzekering gaat niet gelden voor directeur-grootaandeelhouders en zogenoemde resultaatgenieters1. Zelfstandigen die al een arbeidsongeschiktheidsverzekering hebben of deze zelf willen afsluiten, hoeven niet de verplichte verzekering af te sluiten. Wel moet hun dekking minstens even goed zijn als die van de oplossing van de overheid. Ook moeten ze minstens evenveel premie betalen als dat ze bij de overheid zouden betalen2. Een eigen arbeidsongeschiktheidsverzekering kan voordelen hebben, zoals een hogere uitkering, een kortere wachttijd of een betere dekking2. Het is dus wel handig om al vóór de invoering van de verplichte verzekering een eigen arbeidsongeschiktheidsverzekering af te sluiten, omdat dit de premie kan verlagen en de bescherming kan vergroten. De premie zal waarschijnlijk 7,5% tot 8% van het inkomen bedragen, over een inkomen tot maximaal 143% van het minimumloon1. De premie wordt fiscaal aftrekbaar en zal maximaal premie rond de 220 euro per maand bedragen.